O mare parte din tranzactiile contabile ale unei societati se refera la achizitii si vanzari de bunuri si servicii.
Inregistrarea lor corecta este importanta atat din punct de vedere contabil cat si din punct de vedere fiscal, fiind rezumate in mai multe declaratii in special la platitorii de TVA.
Atunci cand tii contabilitatea unei entitati, exista cateva variante posibile pentru inregistrarea lor in contabilitate:
- fie antreprenorul inregistreaza facturile de achizitii si vanzari intr-un program de gestiune si tu inregistrezi tranzactiile din punct de vedere contabil in alt program cu sau fara posibilitate de transfer a datelor dintr-o aplicatie in alta;
- fie ambii utilizeaza acelasi program si se transfera datele automat din modulul de gestiune in cel de contabilitate;
- fie se utilizeaza doar un program de contabilitate.
Daca utilizezi Smart Bill Conta, poti opera in oricare din cele 3 variante.
Poti sa lucrezi in modulul de gestiune si sa transferi datele din gestiune in contabilitate printr-o sincronizare simpla, sau poti sa tii doar contabilitatea in Smart Bill Conta.
Daca tii doar contabilitatea, trebuie sa stii ca interfata de introducere a notelor contabile este foarte asemanatoare cu cea a gestiunii, devenind foarte comoda introducerea datelor.
Cum se face inregistrarea vanzarilor si achzitiilor in Smart Bill Conta ?
Inregistrarea achizitiilor si vanzarilor in Smart Bill Conta se face diferit pentru achizitiile interne si cele externe. Motivele tin de reflectarea diferita in declaratiile fiscale a acestor tranzactii.
Presupunem ca facem o tranzactie interna – in imaginea de mai jos, o vanzare.
Cateva avantaje ale utilizarii Smart Bill Conta in procesarea acestor tranzactii:
- la orice partener intern, ai optiunea de a-l verifica la ANAF. Desigur, poti debifa aceasta optiune daca doresti, insa este de mare ajutor.
- poti implementa un model al notei contabile (un sablon) pe care sa il utilizezi ulterior.
- daca deja partenerii exista in aplicatie, ii poti alege scrind primele caractere din nume.
- se pot alege mai multe documente in baza carora sa se faca vanzarile interne: factura, factura simplificata, factura simplificata cu CIF, bon fiscal, bon fiscal cu CIF, factura emisa de beneficiar (in numele furnizorului), factura emisa de tert (in numele nostru), exceptate de la utilizarea AMEF, autofactura, factura anulata, altele). De toate acestea este nevoie sa fie inregistrate pentru a fi preluate spre declarare in D394.
La vanzarile externe selectia se face intre: livrare intracomunitara, operatiune triunghiulara, export, nontransfer. In functie de aceste optiuni se completeaza D 300 si D390.
- o data ales clientul pentru factura, se selecteaza implicit si contul 4111 cu analiticul astfel creat. Vor mai trebui introduse doar conturile contabile pe care se reflecta vanzarea- ex. Venitul din vanzarea marfurilor. Interfata seamana cu cea a gestiunii.
- la inregistrarea venitulul poti alege venit impozabil sau neimpozabil;
- daca vrei sa introduci o vanzare sau o achiztie externa, dar lasi setata moneda ”RON- Leu” esti notificat asupra acestui fapt.
- pentru tranzactiile in valuta cursul folosit pentru tranzactiile in valuta este cursul BNR comunicat pentru data documentului.
- erorile din fereastra de introducere sunt marcate cu rosu – de exemplu in imaginea de mai sus – nu a fost introdus numarul documentului si nu a fost schimbata moneda-ramanand leu. Dupa corectarea lor, notificarile peste care aplicatia poate sa treaca le marcheaza din rosu in portocaliu. Un astfel de exemplu este Moneda.
- Smart Bill Conta mai utilizeaza o diferentiere utila – intre data contabila si data documentului. Aceasta este utila atunci cand primesti facturi intarziate, adica de exemplu cand in aprilie primesti o factura pe luna ianuarie, dupa inregistrarea tuturor declaratiilor si inchiderea perioadelor. Data contabila este data la care este luat in calcul in contabilitate documentul.
- Daca ai documente cu bon fiscal sau cu chitanta, poti face incasarea / plata pe loc:
De asemenea, daca ai incasari / plati pentru un document: le vei vedea asociate cu acest document: astfel le poti edita rapid, daca e nevoie.
- La salvarea unui document, poti vedea si nota contabila
Daca vrei sa modifici o nota contabila poti sa o faci oricand din Registrul jurnal, sau din Rapoarte > Liste de documente > Vanzari / Achizitii sau din Fisa de cont.
