Articol scris de Alina Demeter, creatorul blogului de educaţie financiară pentru succesul afacerii – www.alinademeter.ro si canalului de educatie financiara www.finance-edu.ro.
Canalul Finance-Edu ajuta profesionistii financiari, managerii si antreprenorii sa asimileze usor si flexibil abilitati din aria Management Financiar pentru maximizarea profitabilitatii afacerii.
Optimizarea si reducerea costurilor este o cerinta continua in cadrul multor firme chiar si in conditii normale ale economiei pentru ca firmele sa poata sa ramana profitabile sau sa-si creasca profitabilitatea.
Atunci cand vorbim de momente dificile cum ar fi scadere economica sau criza reducerea costurilor devine o necesitate atat pentru firme mici cat si corporatii pentru ca in aceste momente firmele vor trebui sa faca un shift de la obiectivul de crestere a profitului (care nu mai e fezabila) la obiectivul de continuare a activitatii si supravietuire.
De aceea este important ca managerii sa intelega procesele dintr-o firma si sa posede abilitati de analiza si eficientizare a costurilor pentru a gandi acest proces intr-un mod strategic care sa nu aiba doar un efect pozitiv pe termen scurt dar unul negativ pe termen lung.
Iti propun o serie de articole cu strategii de reducere a costurilor si optimizarea Cash Flow-ului in situatii dificile.
Cum putem reduce costurile
Inainte sa ne punem problema sa reducem costurile ca manageri intr-o firma trebuie sa raspundem la urmatoarele intrebari:
Stim care sunt costurile angajate de firma?
Ce impact va avea reducerea sau eliminarea unui anumit cost asupra activitatii firmei si a produselor sau serviciilor furnizate?
Stim care sunt procesele in firma si cum sunt costurile angajate in cadrul acestor procese? Daca ne uitam doar la costuri si nu intelegem cum contribuie sau nu fiecare cost la realizarea unui proces putem sa luam decizii gresite de reducere a costurilor.
Atunci cand targhetam reducerea costurilor firmele au la indemana cateva metode care pot fi aplicate indiferent de marime, domeniu de activitate sau starea generala a economiei:
- Masuri de reducere a costurilor angajate (Reducerea costurilor)
- Schimbarea prioritatilor de la profitabilitate la Cash Flow (Solutii pentru a optimiza Cash-ul firmei)
- Masuri de urmarire si reducere a consumurilor (Controlul cosumurilor)
- Masuri de scadere a costurllor prin optimizarea proceselor si cresterea eficientei activitatilor pentru a elimina pierderile si costurile care nu aduc valoare (Eficientizarea costurilor prin optimizarea proceselor)
In acest articol vom vorbi despre prima masura.
Masuri de reducere a costurilor
Scaderea costurilor este prima metoda prezentata. Ea este folosita foarte des de catre firme. Atentie insa ea trebuie folosita in paralel cu alte metode de optimizare a afacerii.
Daca folosim doar reducerea costurilor exista riscul ca aceasta sa genereze efecte negative in rezultatele finale ale firmei.
Vrei sa primesti articole similare cu sfaturi pentru maximizarea performantei financiare a firmei? Aboneaza-te la newsletterul Finance-edu.ro (click aici).
Spre exemplu: Angajam oameni in firma cu mai putina experienta pentru a putea negocia costuri de salarizare mai mici. Insa daca acesti oameni nu au suficienta expertiza si nici nu li se face un training intern de catre angajatii cu experienta sau de catre firme de training pentru ca acestia sa asimileze abilitatile necesare rezultatul muncii prestate de acesti angajati slab pregatiti va fi unul inferior si atunci exista probabilitatea sa produca volume mai mici de productie sau cu calitate inferioara, sa ingreuneze activitatile interne daca presteaza activitati suport, sau sa deserveasca slab calitativ clietii.
Toate aceste situatii vor impacta negativ performantele firmei deoarece chiar daca initial costul cu angajatii scade rezultatele care ulterior se concretizeaza in vanzari vor scadea si astfel impactul in profit este unul negativ.
Chiar si in momente de criza companiile trebuie sa cheltuie bani pentru a face bani.
Daca firmele au ca obiectiv doar sa taie costurile nu vor putea sa aiba o performanta buna pe termen lung.
Criza genereaza o scadere a vanzarilor care genereaza o scadere a profitului. In aceasta noua realitate reducerea costurilor va deveni o prioritate.
Chiar daca firmele vor avea tendinta sa scada toate costurile aceasta masura trebuie facuta dupa o analiza detaliata si aceste masuri sa se ia treptat si nu radical.
Riscul ar fi ca firmele sa reduca prea multe costuri brusc fara sa analizeze impactul real al eliminarii unor costuri si sa lase firma vulnerabila fata de competitori sau sa impacteze negativ calitatea serviciilor si produselor livrate clientilor.
Cateva modalitati de a controla costurile printr-o planificare prealabila:
Revizuirea bugetelor si identificarea oportunitatilor de scadere a costurilor Pentru a putea reduce costurile trebuie sa revizuim bugetele pe termen scurt si lung si sa facem o analiza a costurilor curente si a costurilor bugetate. Apoi vom analiza in detaliu fiecare categorie de costuri si vom identifica impactul reducerii sau scaderii costului in activitatile si procesele firmei.
Voi prezenta cateva idei de analiza:
Analiza costurilor pe natura lor: intre costuri variabile si costuri fixe. Ideal in criza treceti pe costuri variabile. De ce preferam costurile variabile? Costurile variabile le angajam in raport direct cu vanzarile dar costurle fixe le angajam chiar daca vanzarile
sunt zero.
Implicit in aceste momente trebuie sa cautam solutii sa reducem la maxim costurile fixe si sa tranformam din costuri fixe in costuri variabile
Re-analizati costurile si impartiti-le dupa importanta lor in :
Cheltuieli critice pentru activitatea de baza si continuitate si Cheltuieli non-esentiale “nice to have”, acestea se pot stopa sau amana in situatii dificile ca cea de criza.
Acestea sunt cheltuieli pe care le putem scadea fara a avea un efect negativ in moralul angajatilor si asupra relatiilor cu clientii si furnizorii.
Costuri cu diversi furnizori: vedeti daca puteti renegocia cu furnizorii anumite costuri in sensul scaderii tarifelor si / sau obtinerea unor termene de plata mai avantajoase.
Discutati transparent cu furnizorii si in sensul mentinerii unei relatii de afaceri pe termen lung.
Costuri cu stocurile de produse si marfuri: implementarea unui management al stocurilor cu mentinerea unui volum cat mai mic de stocuri si identificarea unor solutii de achizitie stocuri doar daca avem comenzi ferme.
Costuri cu servicii recurente (saptamanale, lunare): vedeti daca puteti scadea recurenta (ex. costuri cu curatenia de la saptamanal la de doua ori pe luna)
Costuri cu abonamentele: vedeti daca puteti stopa abonamentul pentru o perioada sau daca puteti trece pe un abonament mai ieftin (ex. trecerea la un abonament de telefon cu mai putine minute)
Costuri cu personalul: daca volumul de vanzari a scazut atunci probabil puteti sa deserviti cererea clientilor cu un volum mai mic de angajati. Pentru a nu disponibiliza angajatii puteti vedea daca puteti trece angajatii din program full time in program part
time.
Costuri asociate birourilor (chirie si costuri asociate): Analizati daca e posibil lucrul de acasa pentru o mare parte a angajatilor si vedeti daca puteti reduce costul cu chiria (renegociere, reducere spatiu inchiriat).
Costurile OPEX vs CAPEX: costurile sunt impartite in costuri OPEX (costuri operationale care se angajeaza recurent pentru desfasurarea obiectului de activitate) si costurile CAPEX care sunt costuri de investitii si care se angajeaza conform unui plan de investitii.
Costurile de investitii (CAPEX) sunt in general costuri non- recurente si de valoare semnificativa (nu apar constant luna de luna). Ele sunt angajate cu scopul de crestere a profitabilitatii firmei (ex. achizitionarea de utilaje pentru cresterea capacitatii de
productie).
In momente de criza necesitatea si posibilitatea de angajare a costurilor CAPEX va fi re-analizata si se poate lua in vedere amanarea lor.
Faceti simulari ale profitabilitatii prin analiza Break Even Point (Cost-Volum-Profitabilitate) pentru diverse scenarii (pesimist / probabil /optimist) luand in calcul diverse incertitudini si faceti un plan de activitati si prioritati pe cele 3 scenarii.
Analiza cost-volum-profitabilitate implica simularea costurilor si a profitului la diverse volume de activitate. Aceasta analiza este utila pentru a identifica cele mai bune scenarii.
Asadar firmele vor aplica masuri de reducere a costurilor numai dupa o analiza detaliata a impactului eliminarii unui anumit cost aspra activitatii firmei. Scaderea costurilor este doar una din strategiile de reducere a costurilor si optimizarea Cash Flow-ului si ea trebuie folosita in paralel cu alte metode de optimizare a afacerii.
In episodul urmator voi vorbi despre Solutii pentru a optimiza Cash-ul firmei.
