De multe ori se intampla in practica sa te afli in situatia de a vinde produse care exista fizic in gestiune, dar atunci cand trebuie emisa factura, sistemul de gestiune te avertizeaza ca stocul scriptic pentru produsul respectiv este 0 si implicit facturarea este blocata.
Care pot fi cauzele ?
· note de receptie introduse anterior gresit;
· erori de operare a documentelor de iesire din stoc;
· inventarieri gresit efectuate;
· marfa trimisa in plus de catre furnizori faptic, insotite de facturi pe cantitati mai mici;
· stocul de marfa tocmai a fost receptionat fizic si documentele de intrare inca nu au fost procesate de catre gestionar
si multe alte cazuri similare.
Aceasta situatie este destul de des intalnita si imposibilitatea facturarii creeaza un real discomfort. Evitarea acestei situatii este solutia ideala. Dar cum perfectiunea exista totusi doar in carti este bine sa te asiguri ca aplicatia pe care o folosesti in gestine permite un plan de actiune alternativ.
Programul de facturare si gestiune in cloud Smart Bill permite rezolvarea acestei situatii intr-un mod rapid si elegant, astfel: la emiterea unei facturi este permisa facturarea pentru produse fara descarcarea de gestiune.
Aceasta optiune este utila atunci cand nu ti-ai incarcat inca stocul cu nota de intrare-receptie dar vrei sa vinzi rapid produsele.
Notele de intrare-receptie se pot procesa ulterior.
Astfel se pot fluidiza fluxurile de gestiune, si activitatea poate continua fara intrerupere.
Atentie! Daca vinzi fara descarcare din gestiune, tranzactia respectiva nu va aparea in rapoartele de stocuri. Trebuie efectuata descarcarea din gestiune pentru ca operatiunea sa fie inregistrata in fisa de magazie si celelalte rapoarte de stocuri.
Acest lucru se poate face foarte simplu :se acceseaza fiecare factura emisa fara descarcare, se acceseaza butonul Modifica, apoi se bifeaza descarcarea din gestiune si se salveaza.
In functie de context, in Smart Bill mai exista si posibilitatea de a efectua ajustari de stoc , operatiune prin care se poate creste stocul printr-o simpla adaugare.
Aceasta operatiune este utila atunci cand in cazuri exceptionale este necesara o corectie a stocului, pe baza altor documente decat cele uzuale: NIR, aviz, factura sau cand aceste documente se primesc mai tarziu. Se poate efectua o ajustare de stoc, se efectueaza vanzarea, urmand ca apoi sa sa introduca NIR-ul si sa se stearga ajustarea.
In campurile de completare a documentului se poate trece motivul ajustarii : de exemplu plus la inventar, eroare expediere furnizor, etc.
Aceste ajustari trebuie insa documentate atent.
In toate cazurile, situatiile de stoc negativ trebuie investigate corespunzator pentru a corecta cauzele.
Cel mai simplu mod de verificare este analiza fisei de magazie a produsului si a documentelor inregistrate pe aceasta pentru a identifica potentiale erori cum ar fi :
· operarea pe alta gestiune a unui document decat pe cea corecta;
· inregistrarea unor note de receptie la alta data decat cea la care trebuia,
· inregistrarea unor pierderi de gestiune mai mari decat sunt fizic;
· inventarieri periodice gresit efectuate, etc.
Stocurile negative sunt o problema complexa datorita interdependentelor dintre documentele gestiunii insa se pot gasi solutii pentru a le rezolva usor, asa cum sunt cele descrise mai sus.
Asadar, Smart Bill se arata dinnou ca o aplicatie flexibila, adaptata nevoilor de business si asigurand suportul documentar si informational atat pentru antreprenori cat si pentru contabili.
