Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
In ce priveste inserierea documentelor contabile, Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile prevede reguli clare:
- entitatile sunt responsabile cu asigurarea un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile pe care le utilizeaza;
- persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, una sau mai multe persoane dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente;
- fiecare document va avea un numar de ordine sau o serie;
- numarul sau seria trebuie sa fie secventiala;
- in alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
- fiecare companie va emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va menţiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.
Daca utilizezi Smart Bill poti sa te conformezi tuturor acestor reguli fara un efort prea mare.
La inceput trebuie doar sa configurezi seriile , din meniul de Configurare, asa cum se vede mai jos:
Apoi trebuie sa stabilesti pentru fiecare tip de document: factura, aviz, chitanta, etc., seria si primul numar. Poti mentiona si o descriere, optional.
Partea interesanta este ca poti opta sa personalizezi fiecare serie cu alta sigla. Acest lucru iti poate fi util de exemplu atunci cand ai mai multe gestiuni si fiecare are o sigla diferita, sau atunci cand ai clienti diferiti pentru care doresti sa utilizezi elemente de identificare vizuala diferite.
Iata de ce este simplu sa respecti regulile de mai sus cu Smart Bill: la fiecare serie noua aplicatia iti genereaza si decizia de inseriere, gata completata cu text, iar tu va trebui doar sa o generezi si sa o arhivezi.
Draftul de decizie este prezentat mai jos:
In felul acesta nu mai trebuie sa intocmesti documente in word si fiindca se genereaza imediat, nu mai risti sa uiti de aceasta.
Iata ce mai poti sa faci:
- poti sa setezi care serie va fi implicita; chiar daca o serie este propusa de catre aplicatie la emiterea unui document, poti sa o schimbi.
- poti defini seria din etapa de configurare sau direct atunci cand introduci documentele. Astfel nu mai trebuie sa te intorci in meniul de configurare sa definesti seria si apoi sa revii sa introduci documentul.
- din meniul de configurare poti sa vezi in orice moment care este numarul curent la care ai ajuns in urma emiterii documentelor.
