Conform Ordinului 3512/2008 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile, registrul numerelor de inventar serveşte ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente în unitate, în vederea identificării lor.
Se întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil prin înregistrarea cronologică a mijloacelor fixe intrate în unitate.
Se poate folosi fie câte un registru pentru fiecare grupă de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe, în funcţie de numărul mijloacelor fixe existente şi al celor care urmează a intra în unitate.
În scopul asigurării controlului asupra existenţei mijloacelor fixe, se atribuie fiecărui mijloc fix, care constituie obiect de evidenţă, un număr de inventar în momentul intrării în unitate prin achiziţionare, construire, confecţionare, transfer etc. (cu excepţia celor luate cu chirie), care se consemnează în registrul numerelor de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circulă prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprimă pe acestea.
Numerotarea mijloacelor fixe în cadrul registrului se face, de regulă, în ordinea succesivă a numerelor şi/sau pe grupe de mijloace fixe.
Numărul de inventar atribuit unui mijloc fix urmează să fie trecut în toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv.
Numărul de inventar atribuit se imprimă direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau se gravează pe o plăcuţă ce se fixează pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care să asigure identificarea mijlocului fix respectiv.
Pe fiecare obiect este obligatoriu să se imprime şi iniţialele unităţii căreia îi aparţin mijloacele fixe respective.
Pentru mijloacele fixe complexe (formate din mai multe obiecte componente) şi pentru mijloacele fixe a căror evidenţă se ţine pe tronsoane (conducte de distribuţie gaz metan, drumuri, linii electrice etc.), pe fiecare obiect se indică numărul de inventar atribuit. În aceste cazuri, este necesar ca, pe lângă numărul de inventar respectiv, să se folosească şi numere suplimentare.
Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor unităţi sau scoase din funcţiune nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate în unitate. Aceste numere rămân libere până la renumerotarea mijloacelor fixe, când se întocmeşte un nou registru al numerelor de inventar.
Mijloacele fixe închiriate se evidenţiază în contabilitatea unităţii care le-a luat cu chirie, în conturi în afara bilanţului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie.
Principalele date ale formularului se completează astfel:
– în coloana 1 se înscrie numărul de inventar;
– în coloana 2 se înscrie codul mijlocului fix;
– în coloana 3 se înscriu, pe scurt, datele strict necesare pentru identificarea mijlocului fix;
– în coloana 4 se înscrie locul unde se află mijlocul fix.
– coloana 5 se foloseşte în măsura în care sunt necesare şi alte menţiuni decât cele făcute în celelalte coloane, ca, de exemplu, menţiuni privind transferul sau scoaterea din funcţiune a mijlocului fix, data instituirii gajului şi beneficiarul acestuia, după caz.
Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
– denumirea formularului;
– denumirea unităţii;
– numărul de inventar; codul de clasificare; denumirea mijlocului fix şi caracteristici tehnice; locul unde se află.
