Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice.
Pentru acele situatii în care prin alte reglementări speciale se prevede că formularul original trebuie să fie păstrat la altă unitate, atunci la înregistrarea în contabilitate este folosită copia documentului respectiv.
Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia să aducă la cunostintă, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului unitătii (administratorului unitătii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionării unitătii respective).
În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicării, conducătorul unitătii trebuie să încheie un proces-verbal, care să cuprindă:
– datele de identificare a documentului dispărut;
– numele si prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului;
– data si împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
Procesul-verbal se semnează de către:
– conducătorul unitătii;
– conducătorul compartimentului financiar-contabil al unitătii sau persoana împuternicită să îndeplinească această functie;
– persoana responsabilă cu păstrarea documentului; si
– seful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentului, după caz.
Când disparitia documentelor se datorează însuúi conducătorului unitătii, măsurile prevăzute de prezentele norme metodologice se iau de către ceilalti membri ai consiliului de administratie, după caz.
În conditiile în care documentul pierdut a fost întocmit de către unitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleasi proceduri prin care a fost întocmit documentul original, mentionându-se în antetul documentului că este reconstituit, si stă la baza înregistrărilor în contabilitate.
Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se încunostintează imediat organele de urmărire penală.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui “dosar de reconstituire“, întocmit separat pentru fiecare caz.
Dosarul de reconstituire trebuie să contină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea si reconstituirea documentului dispărut, si anume:
– sesizarea scrisă a persoanei care a constatat disparitia documentului;
– procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
– dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sanctionării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
– dispozitia scrisă a conducătorului unitătii pentru reconstituirea documentului;
– o copie a documentului reconstituit.
În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitentă. În acest caz, unitatea emitentă va trimite unităĠii solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu si vizibil mentiunea “DUPLICAT”, cu specificarea numărului si datei dispozitiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.
Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate.
În acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă unitătii, salariatilor sau altor unităti, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.
Baza legala: OMFP : 3512/2008
