Iata mai jos o scurta analiza a functionalitatilor aplicatiei Smart Bill, prin prisma celor mai importante criterii de evaluare:
Configurarea aplicatiei in vederea utilizarii
*****
Plus:
- Preia automat datele firmelor pe baza de CUI, astfel ca nu mai trebuie sa introduci numele firmei, adresa, numarul de la Registrul Comertului;
- Se pot face configurari aditionale pe parcurs, nefiind obligatoriu ca operatiunea de configurare sa fie efectuata integral la inceput;
- Se pot configura clientii astfel incat aplicatia sa functioneze si ca un CRM;
Minus:
- Sunt multe posibilitati de configurare nu neaparat vizibile din prima: de exemplu setarile care tin de facturarea cu preturi exprimate in valuta.
- Nu permite atasarea de fisiere datelor introduse
- Ne se poate crea un lant de aprobare a tranzactiilor introduse(de exemplu un utilizator sa introduca comenzi, altul sa le aprobe)
Gradul de acoperire al tuturor aspectelor gestiunii
***
Plus:
- Foarte potrivita firmelor de comert , cu activitate standard;
- Acopera foarte bine problematica tuturor modalitatilor de intrare si iesire la stocuri
- Permire emiterea tuturor documentelor de contact cu clientii -proforme, avize, facturi;
- Permite inventarierea rapida;
- Se poate lucra atat cu gestiuni cantitativ-valorice cat si global -valorice;
- Permire lucrul cu mai multe gestiuni;
- Rezolva complet situatiile de ajustare: retururi, stornari, etc.
- Se pot importa date precum nomenclatoare de produse si clienti, stocuri initiale;
- Acopera complet problematica discounturilor acordate (procentuale sau in suma fixa, la nivel de linie sau de factura , etc)
Minus:
- Lipseste modul de productie;
- Nu are gestiunea imobilizarilor;
- Nu acopera metodele de descarare LIFO si CMP;
- In cadrul aceleiasi gestiuni nu asigura lucrul cu centre de cost si structuri mai complexe de raportare pe activitati;
Raportarea
****
Plus:
- Exista rapoarte mari si complete din care se pot obtine mici rapoarte prin simpla filtrare a datelor (versus alte softuri care au un numar mare de rapoarte mici pentru diverse scopuri incarcand astfel raportarea);
- Reprezentarea grafica a rapoartelor ajuta utilizatorul in vizualizarea evolutiei business-ului;
- Permite generarea informatiei necesare inregistrarii in contabilitate; este un instrument util de intermediere a relatiei cu contabilul;
- Fiind in cloud, datele obtinute din rapoarte sunt actualizate la zi;
- Situatia cash-flow-ului este foarte vizibila de la accesul in aplicatie;
- Se poate vizualiza rapid TVA-ul de plata, venitul din vzanzare, usurand astfel estimarea taxelor.
Minus:
- In cadrul aceleasi gestiuni nu se pot obtine rapoarte pe locatii;
- Nu genereaza confirmarea de sold catre furnizori;
- Nu se pot configura rapoarte de catre utilizator;
Serviciul clienti:
*****
Plus:
- Se poate contacta serviciul clienti in toate modurile posibile telefonic, pe email, sau o data intrat in aplicatie, din fereastra dedicata.
- Comunicare pe mail in timp real;
Minus:
- Nu exista posibilitatea unui training , dar cu toate acestea, aplicatia este conceputa astfel incat pasii de parcurs sa fie usor de descoperit prin simpla utilizare.
Conformitatea si paleta de documente financiar-contabile utilizate:
*****
Plus:
- Acopera toate documentele contabile necesare tranzactiilor cu stocuri;
- In functie de tipul de tranzactie genereaza documentele care se aplica tranzactiei;
- Respecta prevederile legislatiei privind continutul documentelor;
Minus:
- Nu se pot emite comenzi , in mod direct; daca acest lucru este necesar se poate insa emite o proforma si apoi se poate redenumi in aplicatie proforma in comanda;
- Nu se pot emite confirmari de sold in formatul de utilizat in practica; se pot emite fise de clienti.
- Nu se pot inregistra contracte si emite facturi pe baza de contracte;
Flexibilitatea
*****
Plus:
- Permiterea alegerii limbii in care sunt emise documentele;
- Se poate configura mesajul text care se trimite o data cu facturile si instiintarile de plata;
- Poate fi utilizata de pe orice dispozitiv;
- Usor adaptabila la orice flux de business;
- Timp de excutie redus, astfel ca poate fi utilizata usor in relatia cu clientii care asteapta fizic sa faca o achizitie.
- Se poate utiliza concomitent de mai multi utilizatori;
- Daca ai mai multe firme poti sa adaptezi pentru fiecare serviciile necesare: facturare simpla sau facturare cu gestiune, fiecare cu facilitati mai mult sau mai putin complexe in functie de pachetul achizitionat.
- Exista optiuni de corectie suplimentare –pe langa cele standard , asigurandu-se astfel acoperirea unor situatii exceptionale;
Minus:
- Nu se pot importa automat extrasele de banca;
Interactivitate
***
Plus:
- Memoreaza anumite moduri de lucru cum ar fi seriile pentru un anumit client;
- Notifica utilizatorul pentru potentiale erori cum ar fi depasirea plafoanelor la tranzactiile cu numerar;
Minus:
- Nu are help incorporat la fiecare actiune;
Personalizarea documentelor in ritm cu politica de marketing a firmei
*****
Plus:
- Insertia siglei pe documente;
- Alegerea culorilor pentru facturi;
- Alegerea formatului facturilor este flexibila : se poate alege din mai multe variante si culori.
Minus:
- nu permite modificarea formei grafice pe anumite documente (ex. receptii) -schimbarea chenarelor, ordinea campurilor, etc.
Integrarea cu alte aplicatii/instrumente
***
Plus:
- Integrare cu casa de marcat;
- Integrare cu modulele de comert online: Magento, Woocommerce, Prestashop, OpenCart
- Posibilitate de import date din excel;
Minus:
- Nu exporta note contabile facand dificila integrarea cu o alta aplicatie Ca si exceptie, facturile de vanzare se pot exporta in format Saga.
Securitatea datelor:
*****
Plus:
- Permite configurarea utilizatorilor, fiecare cu drepturile lor;
- Documentele generate se pot exporta si salva si pe local;
- Nu trebuie efectuate salvari de date, back-ul automat al aplicatiei fiind asigurat de furnizor;
Minus:
- Nu se poate inchide definitiv luna, ceea ce aduce riscuri ca unii sa modifice date din istoric. In pachetul Gestiune PLUS se pot defini insa drepturi suplimentare cum ar fi posibilitatea de a edita documente din trecut.
