În contabilitate există o serie de documente utilizate pentru a înregistra și evidenția tranzacțiile financiare ale unei entități. Iată câteva dintre cele mai comune documente utilizate în contabilitate:
- Factura: este un document fiscal emis de furnizori sau de prestatori de servicii prin care se evidențiază valoarea și caracteristicile bunurilor livrate sau serviciilor prestate. Facturile sunt folosite pentru înregistrarea achizițiilor și vânzărilor.
Structura facturii este reglementată de Codul fiscal la art 319 Facturarea.
- Bonul fiscal: este un document emis de aparatele de marcat electronice fiscale care se eliberează ca dovada a platii contravalorii bunurilor vandute cu amanuntul sau a serviciilor prestate direct către populație. Bonurile fiscale conțin informații despre produsele sau serviciile achiziționate, precum și suma totală plătită de către client.
Structura bonului fiscal este reglementată de OUG nr. 28 din 25 martie 1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale.
Este importantă solicitarea tipăririi codului fiscal pe bon, pentru platitorii de TVA pentru a putea deduce TVA-ul.
- Chitanta – este document justificativ de înregistrare în registrul de casă/registrul de casă în valută și în contabilitate a încasărilor și plăților efectuate în numerar (lei/valută), precum și a depunerilor de sume in casieria entității.
În condițiile în care sumele înscrise în chitanță sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii scutite fără drept de deducere conform prevederilor din Codul fiscal, formularul de chitanța este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate.
Modelul și elementele chitantei sunt reglementate de Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile.
Chitantele se înregistrează în registrul de casa.
Restrictii!
- Pentru tranzacțiile cu numerar este important sa se țină cont de plafoanele stabilite prin Legea 70/2015 care limitează sumele care se pot încasa și plăti în numerar. Cele mai importante plafoane sunt: incasarile de la persoane juridice, PFA, II, IF, liber profesionisti, persoane fizice care desfășoară activități în mod independent, asocieri si alte entități cu sau fara personalitate juridica, pot să aibă loc în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei de la o persoana iar încasările efectuate de către magazinele de tipul cash and carry, în limita unui plafon zilnic de 10.000 lei de la o persoana. Sunt interzise încasările fragmentate pentru a eluda limitele anterioare.
- Utilizatorii aparatelor de marcat au obligația să elibereze clienților bonuri fiscale pentru toate bunurile livrate cu amănuntul și/sau serviciile prestate, iar la solicitarea acestora, să elibereze și factură, la data eliberării bonului fiscal. Obligația emiterii facturii exista doar dacă la data eliberării bonului clientul solicita acest lucru. După aceasta data eliberarea facturii este opțională.
Înregistrarea acestor documente în gestiune și contabilitate presupune multă muncă, de cele mai multe ori repetitivă, în special în cazul societăților care au un număr ridicat de documente sau care au facturi cu poziții numeroase.
Există o alternativă inteligentă la munca manuală prin utilizarea platformei Profluo . Această platforma utilizează inteligența artificială pentru automatizarea procesării complete a facturilor.
Platforma citește linie cu linie facturile și bonurile fiscale, le validează cu diverse servicii și algoritmi, propune articole, gestiuni, perioade contabile, note contabile complete, centre de cost și le înregistrează în sistemul contabil preferat al nostru.
Avantajele introducerii în acest fel a facturilor sunt:
- viteza de introducere (Profluo se poate converti în mai puțin de 5 secunde o factură din formatul scanat, in forma introdusa in contabilitate, indiferent de numărul de linii ale facturii)
- precizia de validare și contare (un sistem Profluo antrenat poate procesa nesupervizat până la 90% din documente)
- introducerea detaliată a tuturor liniilor, facilitând pregătirea raportărilor din ce în ce mai detaliate cerute de autorități (D394, D406 SAF-T).
Monografii contabile:
1.Se emite o factura pentru vanzare marfa in suma de 200.000 lei plus TVA.
| 4111 | Clienti | = | % | 238.000 | |
| 707 | Venituri din vanzarea marfurilor | 200.000 | |||
| 4427 | TVA colectata | 38.000 |
2. Factura se va incasa in numerar (5.000 lei) in numerar si restul prin banca.
| % | = | 4111 | Clienti | 238,000 | |
| 5311 | Casa in lei | 5,000 | |||
| 5121 | Conturi la banci in lei | 233,000 |
Pentru suma incasata in lei se elibereaza o chitanta. Pentru suma incasata in banca, documentul justificativ pentru inregistrarea in contabilitate este extrasul de banca.
3.Se inregistreaza in contabilitate o achizitie de combustibil pe baza de bon fiscal in valoare de 238 lei.
- Monografie contabila in cazul deductibilitatii integrale:
| % | = | 5311 | Casa in lei | 238 | |
| 6022 | Cheltuieli privind combustibilii/deductibil | 200 | |||
| 4426 | TVA deductibila /deductibil | 38 |
- Monografie contabila in cazul deductibilitatii partiale(50%)
| % | = | 5311 | Casa in lei | 238 | |
| 6022 | Cheltuieli privind combustibilii /deductibila | 100 | |||
| 6022 | Cheltuieli privind combustibilii /nedeductibila | 100 | |||
| 4426 | TVA deductibila /deductibila | 19 | |||
| 4426 | TVA deductibila /nedeductibila | 19 |
si
| % | = | 4426 | TVA deductibila/nedeductibila | 19 | |
| 6022 | Cheltuieli privind combustibilii /nedeductibila | 9,5 | |||
| 6022 | Cheltuieli privind combustibilii /deductibila | 9,5 |
Sau cele doua note de mai sus se pot inlocui cu :
| % | = | 5311 | Casa in lei | 238 | |
| 6022 | Cheltuieli privind combustibilii/nedeductibila | 109,5 | |||
| 6022 | Cheltuieli privind combustibilii /deductibila | 109,5 | |||
| 4426 | TVA deductibila /deductibila | 19 |
În practica exista o diversitate de note contabile pentru înregistrări pe baza documentelor menționate: facturi, bonuri, chitante.
Este importantă procesarea lor cat mai rapidă și corectă pentru a putea respecta scadențele de întocmire a declarațiilor fiscale și de furnizare de informații către management și antreprenori.
Soluția Profluo permite executarea de operațiuni contabile avansate precum:
- Înregistrarea facturilor externe cu taxare inversă
- Înregistrarea facturilor interne cu regim TVA mixt.
- Alegerea de cote de TVA diferite pentru operațiuni cu taxare inversă
- Separarea în tipuri de tranzacții și documente conform clasificărilor cerute de D394
- Reflectarea diferitelor regimuri de scutire TVA
- Personalizarea tratamentului facturilor internaționale și intracomunitare, precum și validarea cotelor de TVA sau taxe pe vânzări pentru toate țările de rezidență ale terților tranzacției
Despre Profluo: Într-o piață de contabilitate în care forța de muncă calificată este din ce în ce mai scumpă și mai rară, soluțiile de automatizare a activităților contabile de rutină sunt la mare căutare. În acest context, procesarea inteligentă a facturilor poate aduce un plus semnificativ de productivitate pentru companii, indiferent de mărimea lor. Profluo este un startup românesc care a înțeles importanța acestui aspect și a dezvoltat o soluție de procesare inteligentă a facturilor prin inteligență artificială.
