Desi operarea in registrul de casa si banca ar putea fi considerata usoara, poate ridica anumite probleme cum ar fi:
- un numar mare de incasari pe extrasul de banca, fiecare pozitie pe extras fiind insotita sau nu de pozitie de comision bancar. Operarea lor manuala in contabilitate necesita mult timp.
- incasari sau plati dublate – care determina inregistrari pe conturile de sume in curs de clarificare si apoi actiuni de identificare a problemei si de corectie;
- utilizarea cardului de firma in scopuri personale;
- in registrul de casa omisiuni de inregistrare a unor documente de intrare -iesire numerar la timp, ceea ce conduce la necesitatea de a reface registrul de casa; daca este tinut manual, este mult mai dificil de refacut.
- incasari/plati in numerar care depasesc plafoanele date de Legea 70/2015 si care neobservate pot genera amenzi la un eventual control.
- plati/incasari partiale pentru facturi de achizitie/vanzare.
- incasari pe extras de la persoane fizice, in contextul in care facturile au fost emise pe firma;
- inregistrarea suplimentara a TVA colectat si deductibil prin preluare din TVA neexigibil in situatia firmelor care sunt supuse regimului TVA la incasare;
- incasari partiale pentru documente cu mai multe cote TVA.
Partea buna este ca unele dintre aceste operatiuni pot fi automatizate, astfel ca timpul alocat pentru introducerea registrelor de casa si banca poate fi mult diminuat.
Importul automat al extraselor
Iata in acest sens este facilitatea de import automat a extraselor de banca in Smart Bill Conta.
Aplicatia de contabilitate de la Smart Bill (care functioneaza in cloud) permite importul extraselor direct in aplicatie si mai mult, se propun conturile pe care sa se inregistreze (de exemplu, comisioanele bancare sunt inregistrate automat pe contul 627) si inchiderea cu facturile pe care le sting respectivele insari/plati.
Inregistrarile sunt propuse automat, insa se pot modifica.
Pentru import se parcurg 3 pasi:
- Se obtine extrasul de la banca in format csv;
- Se salveaza local. Este important sa nu il modifici.
- Se importa prin optiunea Import extras
Se pot importa extrase de la Banca Transilvania, Unicredit, ING.
Extrasul va aparea linie cu linie, in stadiul de ciorna, urmand ca dupa ce verifici pozitiile sa le poti salva.
Cum se face potrivirea sumei de pe extras cu factura?
Aplicatia utilizeaza ca si criterii de potrivire: denumirea clientului/furnizorului, CIF-ul clientului /furnizorului, numele reprezentantului acestuia, IBAN–ul, numarul si seria facturii, valoarea facturii.
Inregistrarea TVA colectat si deductibil -la firmele cu TVA la incasare
In ce priveste inregistrarea incasarilor si platilor firmelor cu TVA la incasare, la importul extraselor, atunci cand este recunoscuta o incasare/plata, aplicatia va face inregistrarile contabile necesare in mod automat.
Pe fereastra de incasare / plata a facturilor cu TVA la incasare apare informatia legata de valoarea totala a incasarii, valoarea fara TVA si TVA-ul aferent incasarii.
Incasari partiale pentru documente cu mai multe cote de TVA
O situatie frecvent intalnita este cea a incasarilor partiale pentru documente cu mai multe cote de TVA.
In Smart Bill Conta, in aceasta situatie, se considera incasate mai intai pozitiile cu cota TVA cea mai mica, si apoi se inchid si pozitiile cu cote mai mari.
La platile partiale, intai se considera platite mai intai pozitiile cu cota TVA cea mai mare, si apoi se inchid si pozitiile cu cote mai mici.
Plati/incasari care depasesc factura
In ce priveste situatia in care din greseala se plateste mai mult decat factura emisa de furnizor sau invers, cand se incaseaza mai mult decat s-a facturat la client, aplicatia va calcula TVA exigibila la valoarea minima dintre cele doua sume.
In Smart Bill Conta datele de banca se pot inregistra:
- automat, prin import, asa cum am aratat mai sus, sau
- manual, introducand notele contabile in registrul de banca.
