Prezentam mai jos raspunsul dat de ANAF pe site-ul sau, legat de intrebarea adresata de un contribuabil cu privire la obligativitatea tiparirii pe hartie a facturilor care au fost stocate prin mijloace electronice, in situatia unei inspectii fiscale.
Raspuns
O societate comerciala are intentia de a implementa facturarea si stocarea electronica a facturilor emise/primite catre/de la anumiti clienti/furnizori ai societatii. In prima faza aceasta implementare va fi efectuata in legatura cu clientii societatii din cadrul grupului, fiind ulterior extinsa si pentru alti clienti/furnizori ai societatii. Totodata, societatea se obliga sa respecte cerintele prevazute de lege pentru a asigura autenticitatea originii si integritatii continutului facturilor electronice, garantand accesul organelor fiscale online la facturi in format electronic.
In acest context, se solicitata confirmarea faptului ca, in eventualitatea unei inspectii fiscale, nu va avea obligatia tiparirii si prezentarii inspectorilor fiscali a facturilor pe suport hartie, atat timp cat facturile au fost stocate prin mijloace electronice.
Tratament fiscal:
Legislatia fiscala privind facturile se bazeaza pe Directiva 2010/45/UE a Consiliului privind sistemul comun al TVA. Spre deosebire de facturile pe hartie, facturile electronice contin date in format digital. Acest sistem ofera avantaje fata de cel traditional, ca, de exemplu, efectuarea mai rapida a platilor, mai putine erori, costuri reduse de tiparire si expediere, dar mai ales, prelucrare complet integrata. O caracteristica distinctiva a facturarii electronice este posibilitatea automatizarii, mai ales in cazul in care factura este trimisa intr-un format structurat. Astfel, facturile electronice pot fi generate si transferate automat si direct din sistemele de logistica financiara ale emitentului in cele ale beneficiarului/partenerilor de afaceri.
In conformitate cu art. 6 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza intr-un document in momentul efectuarii ei. Orice persoana impozabila care efectueaza o livrare de bunuri sau o prestare de servicii trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar in parte.
Codul fiscal defineste la art. 155 alin. (1) – (3) notiunea de factura astfel:
– sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport de hirtie ori in format electronic, daca sunt indeplinite conditiile stabilite prin articol
– orice document sau mesaj care modifica si care se refera in mod specific si fara ambiguitati la factura initiala are acelasi regim juridic ca si o factura
– prin factura electronica se intelege o factura care contine informatiile solicitate in prezentul articol si care a fost emisa si primita in format electronic.
Modul de emitere a facturilor este reglementat prin OMFP nr. 2226/2006. Astfel, in conformitate cu prevederile art. 5 din OMFP 2226/2006, “persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, vor asigura un regim intern de numerotare a facturii“. In anexa 4 din Ordinul mentionat este reglementat modul intern de emitere si numerotare a facturilor astfel:
“1. Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate.
2. Factura va avea un numar de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, numar ce trebuie sa fie secvential, stabilit de societate, astfel incat sa se asigure necesarul in functie de numarul de facturi emis.
Anual, se stabileste numarul de la care se va emite prima factura.
In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.
3. Persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul de la care se emite prima factura.”
Factura este documentul care serveste ca:
– document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a bunurilor livrate si a serviciilor prestate;
– document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;
– document de incarcare in gestiunea cumparatorului;
– document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului;
– alte situatii prevazute expres de lege
Continutul minim obligatoriu al facturii este cel reglementat prin art. 155 alin. (19) din Codul Fiscal.
In concordanta cu prevederile Directivei mai sus mentionate, art. 155 din Codul fiscal reglementeaza conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca facturile electronice, in vederea garantarii autenticitatii originii, integritatii continutului si lizibilitatii unei facturi. O factura, pentru a fi considerata factura electronica, trebuie sa fie emisa si primita in format electronic. Persoana impozabila isi poate indeplini obligatia mai sus mentionata si prin folosirea semnaturii electronice in conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 prin care a fost reglementat regimul juridic al semnaturii electronice si al inscrisurilor in forma electronica.
Totodata, la art. 155 alin. (29) din Codul fiscal se mentioneaza ca stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.
OG nr. 92/2003 mentioneaza la art. 94 ”Obiectul si functiile inspectiei fiscale”, la alin. (1), urmatoarele: “Inspectia fiscala are ca obiect verificarea legalitatii si conformitatii declaratiilor fiscale, corectitudinii si exactitatii indeplinirii obligatiilor de catre contribuabili, respectarii prevederilor legislatiei fiscale si contabile, verificarea sau stabilirea diferentelor obligatiilor de plata si a accesoriilor aferente acestora”. In realizarea atributiilor, inspectia fiscala poate aplica urmatoarele proceduri de control: controlul inopinat, controlul incrucisat, controlul prin sondaj, respectiv controlul electronic care consta in activitatea de verificare a contabilitatii si a surselor acesteia, prelucrate in mediul electronic, utilizand metode de analiza, evaluare si testare asistate de instrumente informatice specializate.
In plus, precizam ca alin. (4) al art. 80 din OG nr. 92/2003 prevede obligatia contribuabilului de a pastra si prezenta aplicatiile informatice cu ajutorul carora a generat documentele in cazul in care evidentele contabile si fiscale sunt tinute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune.
Totodata, la art. 103 din OG nr. 92/2003, se mentioneaza: „Inspectia fiscala se desfasoara, de regula, in spatiile de lucru ale contribuabilului. Contribuabilul trebuie sa puna la dispozitie un spatiu adecvat precum si logistica necesara desfasurarii inspectiei fiscale”.
Pe de alta parte, relevante in cazul in speta sunt si dispozitiile art. 56 alin. (1) si (5) din OG nr. 92/2003, potrivit carora:
“(1) In vederea stabilirii starii de fapt fiscale, contribuabilul are obligatia sa puna la dispozitie organului fiscal registre, evidente, documente de afaceri si orice alte inscrisuri. In acelasi scop, organul fiscal are dreptul sa solicite inscrisuri si altor persoane cu care contribuabilul are sau a avut raporturi economice sau juridice
(…)
(5) In cazul in care pentru stabilirea starii de fapt fiscale contribuabilul pune la dispozitia organului fiscal inscrisuri sau alte documente, in original, acestea se inapoiaza contribuabilului, pastrandu-se in copie, conform cu originalul, numai inscrisuri relevante din punct de vedere fiscal. Conformitatea cu originalul a copiilor se efectueaza de catre contribuabil prin inscrierea mentiunii “conform cu originalul” si prin semnatura acestuia”
precum si pct. 54.2 si 102.2 din H.G. nr. 1050/2004, potrivit carora:
“54.2. In cazul in care pentru stabilirea starii de fapt fiscale contribuabilul pune la dispozitia organului fiscal inscrisuri sau alte documente, in original, acestea vor fi inapoiate contribuabilului, pastrandu-se in copie la dosarul fiscal numai inscrisuri relevante din punct de vedere fiscal.
(…)
102.2. Cand este necesar, organul de inspectie fiscala va anexa la actul de inspectie fiscala copii de pe documentele care au stat la baza constatarilor efectuate cu ocazia inspectiei. Dispozitiile art. 54 din Codul de procedura fiscala Dupã republicarea din anul 2007, art. 54 a devenit art. 56 sunt aplicabile. ”
Avand in vedere cele expuse mai sus, tinand cont de obligatia contribuabilului de a asigura organului de inspectie fiscala, posibilitatea de accesare, descarcare si utilizare a facturilor electronice, consideram ca obligatia de imprimare a facturilor in format electronic intervine la cererea organului de control, in situatii de genul celor reglementate de art. 56 din OG nr. 92/2003, coroborat cu pct. 54.2 si 102.2 din HG nr. 1050/2004.
