Desi aparent emiterea unei facturi este un lucru simplu, in realitate exista foarte multe intrebari si situatii de rezolvat.
Iata numai cateva aspecte care pot genera intrebari la emiterea unei facturi :
- o companie care vinde atat produse cat si servicii ar putea dori o structura diferita a facturii, pentru bunuri – unde ar putea opta sa apara denumirea dar si codul produsului, sau servicii- unde ar avea nevoie sa apara data contractului si detalii suplimentare;
- afisarea unor elemente ce tin de identificarea firmei : sigla, mail, telefon, etc;
- exportarea in mai multe formate: A4, A5, factura insotita sau nu de chitanta;
- stabilirea unui design in corelatie cu politica de marketing a firmei;
- in cazul in care entitatea urmeaza un regim special de facturare, tiparirea unor texte implicite pe factura care sa reflecte acest lucru;
- facturarea in diferite monede.
In cele de mai jos, vom testa modul in care se pot realiza aceste lucruri in programul de facturare on-line furnizat de Smart Bill, companie care furnizeaza si aplicatii de gestiune a stocurilor (mai multe detalii se gasesc AICI).
Astfel, la emiterea unei facturi se poate alege tipul vanzarii : daca sunt produse sau servicii:
Se poate alege cota de tva din lista de mai jos , desi implicit se propune cota cea mai uzuala, de 20%. Cota TVA se poate seta ca implicita si pe aceea sa o sugereze Smart Bill.
Se poate alege moneda de facturare (implicit se propune leu), dar daca se alege alta moneda se aduce automat si cursul valutar . Moneda se memoreaza pe fiecare client.
Chiar si la setarea cursului ai flexibilitate in sensul ca in etapa de configurare poti sa alegi ce curs sa folosesti : cel din ziua precedenta sau cel din ziua curenta :
La stabilirea sumelor poti sa alegi daca pretul introdus contine sau nu TVA, acest aspect fiind un real ajutor atunci cand de exemplu cunosti pretul final, dar nu cunosti baza TVA-ului.
Apoi, tot in fereastra de factura este oferita posibilitatea de a se mentiona date privind folosirea optiunii de TVA la incasare, cu mentionarea valorilor incasate in numerar, apoi stabilirea datei livrarii si datei incasarii asa cum se poate observa mai jos.
In caseta Mentiuni se pot trece detalii suplimentare , cum ar fi de exemplu numarul contractului in baza caruia se presteaza serviciile sau orice alta informatie suplimentara.
Dupa ce factura este salvata , in etapa de previzualizare se poate alege un model de afisare, din mai multe posibilitati oferite de aplicatie. Mai concret, se poate alege modelul, culoarea si formatul de tiparire.
Atentie ! Se pot face vanzari fara scadere din gestiune. Acestea sunt utile atunci cand nu ti-ai incarcat inca stocul cu NIR dar vrei sa vinzi rapid produsele.
Dupa ce au fost selectate aceste ultime detalii, factura se poate salva si trimite la clienti.
Ce altceva am mai constatat legat de facturi in plus fata de elementele enumerate mai sus ?
- In modulul de Configurari poti defini alte elemente optionale de identificare a firmei :
Apoi se poate alege care dintre acestea sa apara pe documente:
- In Preferinte personale se poate configura numarul de zecimale cu care se lucreaza :
- Daca folosesti un regim special poti sa selectezi sa apara implicit pe factura acest lucru:
- Nu in ultimul rand, toate aceste lucruri descrise mai sus se pot face si de pe versiunea de mobil.
In concluzie am reusit sa bifam in aplicatia de facturare Smart Bill intrebarile initiale si sa adaugam in plus completari utile. Toate acestea valideaza ideea de la care am pornit, ca facturarea este un proces complex si trebuie tratat cu atentie.
Procesul de facturare se poate continua cu fluxul comunicarii catre clienti, sistemul de notificari, fluxul de corectii si corelatii cu alte documente precum si cu managementul rapoartelor, pe care le vom analiza intr-un articol viitor.
