C
el mai utilizat document si care este necesar aproape in fiecare societate este nota de receptie si constatare de diferente.
Este un document justificativ, fara regim special, care serveste la :
- receptia bunurilor aprovizionate,
- incarcarea in gestiune,
- inregistrarea in contabilitate,
- act de proba in litigiile cu furnizorii,
- stabilirea diferentele constatate la receptie;
Se intocmeste de catre gestionarul care receptioneaza marfa sau de catre comisia de receptie, dupa caz.
Exista situatii in care intocmirea lui este obligatorie, si anume:
- la achizitionarea de bunuri materiale care sunt prezentate in continutul facturii sau avizului de insotire a marfii
- la achizitionarea de bunuri materiale de la persoane fizice
- pentru achizitiile de bunuri materiale care nu sosesc insotite de documente de livrare (facture, aviz de insotire etc)
- pentru acele bunuri materiale pentru care s-au constatat diferente la receptie
In celelalte situatii, inregistrarea in contabilitate se face pe seama documentelor de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii).
Se intocmeste in doua exemplare in mod obisnuit, insa in cazul in care se certifica existenta unor diferente la receptie, se va intocmi in trei exemplare de catre comisia de receptia.
Compartimentele pe unde circula Nota de receptie si constatare de diferente sunt:
- in primul rand, acest document ajunge la compartimentul gestiune pentru efectuarea incarcarii in gestiune a bunurilor materiale achizitionate
- la departamentul financiar-contabil in vederea inregistrarii in contabilitate cat si pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate, Aici se si arhiveaza.
- in cazul in care se constata diferente la receptie, exemplarul 2 va merge la unitatea furnizoare, iar exemplarul 3 la unitatea de transport in vederea comunicarii lipsurilor anterior stabilite.
Minimul de informatii pe care trebuie sa il contina Nota de receptie si constatare de diferente este :
– denumirea unitatii;
– denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
– numarul facturii/avizului de insotire al marfii etc., dupacaz;
– numarul curent; denumirea bunurilor receptionate; U/M; cantitatea conform documentelor insotitoare; cantitatea receptionata, pretul unitar de achizitie si valoarea, dupa caz;
– numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei de receptie, in conditiile in care se face receptia marfii primite direct de la furnizor sau data primirii in gestiune si semnatura gestionarului in situatia in care apar diferente;
– pretul de vanzare si valoarea la pret de vanzare, dupa caz, pentru unitatile cu amanuntul.
Oana Tomoiaga
