Elementele obligatorii ale documentelor justificative
Conform prevederilor OMFP 3512/2008, pentru a putea fi considerate documente justificative, documentele inregistrate in contabilitate trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare, atunci cand este cazul;
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.
Este important de retinut ca documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare, iar in cazul utilizarii unor documente care nu respecta aceste prevederi se considera contraventie si se sanctioneaza conform legii contabilitatii.
In plus fata de elementele obligatorii mentionate de Ordinul 3512/2008, legea societatilor comerciale prevede la art. 73 ca in orice factura, oferta, comanda, tarif, prospect si alte documente intrebuintate in comert, emanand de la o societate, trebuie sa se mentioneze:
- denumirea;
- forma juridica;
- sediul social;
- numarul din registrul comertului
- codul unic de inregistrare .
- capitalul social, daca este vorba de un SRL si capitalul social subscris si cel varsat daca este vorba de o societate pe actiuni;
- Sunt exceptate bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice, care vor cuprinde elementele prevazute de legislatia din domeniu .
Daca societatea detine o pagina de internet proprie aceste informatii vor fi publicate si pe pagina de internet a societatii.
Contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala.
Documente in forma electronica
Regimul juridic al documentelor în formă electronică, ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante în formă electronică, este stabilit de OUG 109/2009 actualizata.
Facturile si chitantele în formă electronică, emise fără îndeplinirea conditiilor prevăzute de legea mai sus mentionată, nu au calitatea de document justificativ, în întelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată.
Inregistrari fara docmente justificative
În cazul operatiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, înregistrările în contabilitate se fac pe bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau note de calcul, după caz.
Inregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate si sistematic, în conturi sintetice si analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de înregistrare în contabilitate.
