Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Atunci cand angajatii antreneaza cheltuieli in numele societatii, decontarea acestora se realizeaza prin intermediul deconturilor.
La entitatile ai caror angajati pleaca frecvent in delegatie este important sa se asigure evidenta operativa a sumelor care trebuie decontate angajatilor sau dimpotriva restituite de acestia.
Contul utilizat pentru reflectarea avansului de trezorerie este 542 Avansuri de trezorerie. In Ordinul 1802/2014 sau in alte reglementari contabile pentru societati comerciale nu este prevazut un termen maxim pentru decontare insa entitatea poate decide prin proceduri contabile proprii un termen pentru inchiderea avansurilor.
Documentul justificativ este decontul de cheltuieli care potrivit Ordinului 2634/2015 privind documentele financiar-contabile serveste ca:
– document pentru decontarea de cãtre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (în valutã şi în lei), cu ocazia deplasãrii în strãinãtate;
– document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
– document justificativ de înregistrare în registrul de casã (în valutã) şi în contabilitate.
Daca utilizezi SmartBill Conta, ai un modul dedicat acestei operatiuni. Modulul are doua sectiuni: una prin care poti sa adaugi deconturi si una prin care poti sa obtii rapoarte cu prvire la deconturile existente.
In SmartBill se tine evidenta deconturilor pe fiecare titular in parte. Pentru aceasta, fiecare salariat se defineste intai in modulul de salarizare, dupa care el devine activ ca tiltular al decontului si se poate selecta din lista.
Contabilitatea deconturilor inseamna:
- evidenta sumelor acordate cu titlu de avans
- stabilirea sumei cheltuite care rezulta insumand documentele justificative, cu exceptia diurnei pentru care nu exista un document anume.
- stabilirea restului de plata/de rambursat de catre angajat.
Foarte util:
- se pot intocmi deconturi in lei sau in valuta;
- se genereaza automat notele contabile, care se pot vizualiza la salvarea decontului. Iata un exemplu:
- la rularea raportului de deconturi se poate observa in fiecare moment restul neinchis al decontului:
- un decont o data introdus se poate sterge sau modifica;
- fiecare decont are o data a decontului, care este in antetul documentului si care reprezinta data notei contabile si exista posibilitatea introducerii datelor pentru fiecare linie, asa cum se poate observa mai jos:
La ce te ajuta evidenta centralizata a deconturilor in SmartBill ?
- pentru controlul intern al tranzactiilor cu salariati;
- pentru evidenta cash-flow-ului legat de tranzactiile cu salariati;
- pentru evidenta pe centre de cost;
- pentru generarea automata a decontului si a notelor contabile aferente.
