Multe societati, indiferent de dimensiune, opereaza cu stocuri – de la mici magazine de cartier pana la depozite uriase, farmacii, restaurante si multe altele. Exista cateva aspecte importante cand se lucreaza cu stocurile:
1.Clasificarea corecta a stocurilor in categoriile corespunzatoare: materii prime, produse finite, marfuri, ambalaje etc.
Pentru a face acest lucru, este esentiala cunoasterea produselor din depozit si scopul achizitiei. De exemplu, daca produsele sunt cumparate pentru revanzare, acestea se incadreaza la marfuri, iar daca scopul este utilizarea lor intr-un proces de productie, acestea reprezinta materii prime.
2.Organizarea gestiunii: cantitativ valorica sau global valorica
In SmartBill poti seta de la inceput tipul de gestiune, dupa care aplicatia va stii sa aplice modul corect de stabilire a valorii stocurilor (cost de achizitie vs pret de vanzare).
Gestiunea global-valorica si gestiune cantitativ-valorica sunt doua metode de organizare si urmarire a stocurilor, fiecare avand caracteristici si avantaje specifice:
Gestiune global-valorica
- Stocurile sunt evidentiate doar la nivel valoric, fara a tine cont de cantitatile exacte pentru fiecare produs
- Este utilizata de obicei in magazine mici sau in situatii unde nu este necesara o urmarire detaliata a stocurilor
- Simplifica gestionarea, fiind mai usor de implementat
- Necesita mai putin timp si resurse pentru evidenta
- Nu ofera informatii detaliate despre cantitatea disponibila pentru fiecare produs
- Mai putin precisa, ceea ce poate duce la dificultati in gestionarea aprovizionarii
Gestiune cantitativ-valorica
- Stocurile sunt urmarite atat in functie de cantitate (numar de unitati), cat si de valoare (costul total)
- Fiecare produs din stoc este evidentiat individual, cu detalii despre cantitate si valoare
- Este utilizata in companii mai mari sau in domenii unde este esentiala o evidenta riguroasa a stocurilor (de exemplu, productie sau distributie)
- Ofera o imagine clara si detaliata a stocurilor, atat din punct de vedere cantitativ, cat si valoric
- Permite identificarea rapida a discrepantelor sau a produselor care necesita reaprovizionare
- Este mai complexa si necesita mai mult timp si resurse pentru administrare
- Gestiunea cantitativ-valorica este preferata atunci cand este nevoie de un control strict al stocurilor, de trasabilitate si de date detaliate
3.Inventarierea anuala a stocurilor
Inventarierea anuala a stocurilor este un proces obligatoriu prin care se verifica si se compara stocurile scriptice (din evidentele contabile) cu cele faptice (din teren). Scopul acesteia este de a identifica eventualele diferente, fie surplusuri, fie lipsuri, si de a corecta situatia contabila. Procedura asigura transparenta, controlul eficient al gestiunii si respectarea prevederilor legale, contribuind la o imagine fidela a situatiei economico-financiare a companiei.
In SmartBill Gestiune exista un modul pentru inventariere prin care se poate opera inventarierea patrimoniului intr-un mod rapid: Tranzactii pe stoc -> Inventar.
Adaugarea stocului scriptic se poate face:
- prin editare manuala a cantitatilor
- prin preluarea automata la Cantitatea faptica a stocului din Cantitate scriptica
In orice moment se poate salvea ciorna si se poate relua inventarul din punctul in care a fost lasat. Se poate reveni asupra documentului din Documente emise -> Inventare.
Aceste trei aspecte legate de stocuri, mentionate anterior, sunt cele mai importante in gestiunea stocurilor.
Setarea lor corecta este esentiala in buna functionare a gestiunii.
