Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Din pacate, la inventarierea stocurilor pot aparea foarte multe erori care au consecinte importante asupra situatiilor financiare. Erorile la inventarierea stocurilor au consecinte atat asupra contului de profit si pierdere cat si asupra bilantului.
Cateva dintre astfel de erori pot fi :
• cea mai uzuala este incorecta numarare a produselor din stoc. Daca in urma numararii rezulta un numar de produse mai mare decat cel care ar trebui, eroarea va genera o ajustare in plus a pozitiei de stocuri, concomitent cu recunoasterea unui venit.
Daca in urma numararii rezulta un numar de produse mai mic decat cel corect, situatia este inversa: ajustare cu minus a pozitiei de stocuri in corespondenta cu recunoasterea unei cheltuieli.
La aceasta situatie se poate ajunge fie prin numararea efectiva gresita, fie prin centralizarea gresita a listelor de inventariere (erori de operare).
• numararea produselor care apartin tertilor. Astfel, desi in depozit exista stocuri puse la dispozitia companiei de catre unii dintre furnizori, acestea nu trebuie numarate nefiind in proprietea companiei. De regula pentru acestea furnizorul organizeaza un inventar separat, pentru a se asigura de integritatea lor.
Aici apare si eroarea inversa, cand compania este cea care are stocuri la terti si omite sa le inventarieze.Acestea trebuie trecute pe liste de inventariere separate.
• erori legate de nepregatirea corespunzatoare a inventarului : la data decisa pentru efectuarea inventarierii se opresc toate miscarile de stocuri – urmand ca procesele sa fie reluate dupa finalizare. Unele companii, pentru a nu opri procesul de productie, neglijeaza acest aspect, astfel se poate ajunge la situatia in care sa fie numerate produse care ajung in depozit pe parcursul derularii inventarului, insa in contabilitate ajung sa fie inregistrate ulterior.
• utilizarea unor unitati de masura necorespunzatoare – de exemplu in sistemul de gestiune un anumit stoc se tine la 1000 buc in timp ce inventarierea faptica s-a efectuat la bucata si de aici erori de reconciliere intre faptic si scriptic.
• erori de introducere a datelor in sistem – pe care nici chiar cel mai performant sistem informatic nu le poate evita.
O solutie foarte buna pentru eliminarea acestor erori este numararea ciclica (cycle counting).
Astfel, prin numararea periodica, prin rotatie , a cate unui tip de produs se pot identifica si corecta din timp potentiale erori.
Ca o mentiune, exista societati de productie in care stoparea activitatii pentru desfasurarea inventarului nu este o solutie practica; pentru acestea, se poate utiliza o zona tampon – in care bunurile pot intra si iesi, in mod controlat, si pe perioada inventarierii.