Prin factura electronica conform cu art. 155 alin. 3 din codul fiscale se intelege “o factura care conține informațiile solicitate in prezentul articol si care a fost emisa si primita in format electronic”. Tot in codul fiscal se precizeaza ca o factura electronica trebuie sa fie primita si emisa in format electronic, tipul formatului fiind optiunea contribuabilului.
Factura este considerata electronica in momentul in care este emisa prin mijloace electronice transmisa beneficiarului tot prin aceste mijloace. In momentul in care factura este emisa prin mijloace electronice dar este printata si inmanata beneficiarului, nu mai este considerata factura electronica.
Factura electronica trebuie sa cuprinda toate datele stabilite prin codul fiscal pentru a se putea deduce TVA –ul.
Pentru facturile emise prin mijloace electronice de furnizori/prestatori care sunt in tari cu care nu exista niciun instrument juridic privind asistenta reciproca asigurarea autenticitatii originii si integritatii continutului facturii trebuie realizata exclusiv prin una din tehnologiile prevazute de codul fiscal.
Autenticitatea originii, integritatii continutului si lizibilitatea unei facturi trebuie garantata din momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare. Fiecare persoana trebuie sa stabileasca modul prin care garanteaza autenticitatea originii, a integritatii continutului si a lizibilitatii facturii.
Masuri pentru garantarea autenticitatii sunt:
• controale de gestiune pentru a urmari o pista fiabila de audit intre o factura și o livrare de bunuri sau prestari de servicii,
• aplicarea unei semnaturi electronice avansate și bazate pe un certificat calificat si creata de un dispozitiv securizat de generare a semnaturii,
• un schimb electronic de date (electronic data interchange – EDI).
Daca exista pachete care contin mai multe facturi emise prin mijloace electronice
sunt transmise sau puse la dispozitia aceluiasi destinatar, informatiile care sunt comune facturilor individuale pot fi mentionate o singura data, cu conditia ca acestea sa fie accesibile pentru fiecare factura.
In prezent semnarea si stampilarea facturilor nu mai este obligatorie conform cu art. 155 alin. 28.
Aceasta reglementare a aparut o data cu integrarea Romaniei in UE, in anul 2007. Cu toate acestea majoritatea agentilor economici doresc facturi semnate si stampilate si considera ca cele fara semnatura si stampila nu sunt in concordanta cu legislatia in vigoare.
Tot din anul 2007 facturile nu mai au regim fiscal.
Stocarea facturilor prin mijloace electronice reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice. Persoana impozabila trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite.
De asemenea facturile pot fi stocate electronic sau pe suport de hartie indiferent de forma originala pusa la dispozitie de catre prestator/furnizor.
In cazul in care sunt stocate electronic exista si obligatia de a se stoca prin mijloace electronice si datele care sa garanteze autenticitatea originii si integritatea continutului.
Autoarea articolului este Luana Agapie.
Click aici pentru profilul de linkedin.
