Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Chiar si atunci cand emiti facturi catre clientii tai trebuie ai in vedere o strategie astfel incat sa atingi obiectivele oricarei vanzari:
- obiective financiare: incasarea contravalorii bunurilor si serviciilor vandute cat mai rapid si mai usor;
- obiective non-financiare: clienti multumiti, nu numai de produsele si serviciile vandute dar si de modul in care organizezi operatiunile firmei: chiar daca un client poate fi multumit ca i-ai livrat un ventilator foarte bun, faptul ca nu i-ai trimis factura la timp, sau ca i-ai trimis-o cu greseli si ca au fost intarzieri in corectarea lor ii poate genera o frustrare care sa reduca mult din gradul de satisfactie.
Un punct simplu in facturare la care poate nu te-ai gandit pana acum este cum sa emiti o factura catre un client care a cumparat mai multe produse sau servicii de la tine in acelasi timp.
O factura poate contine una sau mai multe linii – astfel ca daca un client achizitioneaza 5 produse poti avea de exemplu fie o factura cu 5 linii, fie 5 facturi cu cate o linie fiecare (sau alte combinatii).
Cu cat o factura contine mai multe linii, cu atat este mai complexa si supusa unui numar mai mare de probleme posibile, astfel ca va avea un grad crescut de risc de respingere din partea clientului. O astfel de respingere poate rezulta dintr-o problema la un singur produs de pe factura iar consecinta este ca intreaga factura nu va fi platita pana cand nu se va corecta acea linie.
Aceasta poate constitui o problema mare de cash flow – fiindca iti blocheaza plata uneori a unei sume consistente pe care te bazai in activitatea de zi cu zi.
In plus, in companiile mari, in special multinationale, unde exista un flux de aprobare a facturilor bazat pe nivele de responsabilitate) (de exemplu, facturile de achizitii in suma de pana la 100.000 se pot aproba la plata de managerul administrativ din locatia respectiva iar tot ce depaseste aceasta suma se aproba de managerul acestui manager local, uneori aflat in afara tarii, creandu-se timpi de asteptare care pot prelungi plata dincolo de scadenta.
Daca te documentezi cu privire la modul de lucru intern al firmei respective, poti specula aceasta informatie in folosul tau si sa emiti factura de sume imediat sub limita de aprobare.
Chiar daca nu exista un lant de aprobare a facturilor, o factura in suma mai mare va fi “data la plata” mai greu decat o factura in suma mai mica, fie ca poate in firma platitoare nu exista suficient numerar pentru plata ei la un moment dat, fie ca se depaseste plafonul pentru tranzactii cu numerar, sau poate fi vorba de un prag psihologic atunci cand ai de achitat o suma mai mare, care poate genera o tendinta de amanare.
Daca emiti mai multe facturi in sume mai mici poti sa utilizezi si scadente diferite. De exemplu, o factura aferenta unei vanzari importante – pentru care ai facut eforturi suplimentare ai putea dori sa o incasezi mai repede decat facturile de suma mai mica pentru care ai putea astepta mai mult.
In astfel de cazuri cum sunt cele de mai sus, solutia este emiterea mai multor facturi in sume mai mici. In felul acesta poti sa iti asiguri cresterea gradului de incasare a facturilor.
Exista insa si dezavantaje:
- se emite un numar mai mare de facturi – aceasta poate lua timp in functie de modul de facturare.
Daca utilizezi Smart Bill facturare poti sa treci usor de acest neajuns deoarece facturarea se realizeaza usor , clientul odata introdus in aplicatie putand fi apelat si la urmatoarele facturi.
- exista riscul de a nu le trimite pe toate la client, din omisiune.
Pentru a preveni acest lucru, din Smart Bill se pot face unele configurari prin care facturile vor fi trimise automat dupa emitere, catre adresa de mail a clientului.
In felul acesta economisesti timp cu trimiterea si diminuezi riscul de omisiuni in comunicarea lor.
Tot in Smart Bill mai ai modulul de notificari in care poti sa le reamintesti clientilor de pana la 3 ori ca au facturi scadente neachitate, printr-un mesaj automat trimis de aplicatie.
Asadar, desi aparent a stabili structura si continutul unei facturi pare o decizie usoara, in realitate exista puncte la care merita sa te gandesti fiindca ti-ar putea aduce beneficii suplimentare.
