Pentru ca o factură să fie considerată factură electronică, aceasta trebuie să fie emisă şi primită în format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind opţiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip “xml”, “pdf”.
Facturile create pe suport hârtie care sunt scanate, trimise şi primite în format electronic sunt considerate facturi electronice.
IMPORTANT! Facturile create în format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise şi primite pe suport hârtie nu sunt considerate facturi electronice.
Acceptarea de client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum şi un accept tacit, cum ar fi faptul că a procedat la procesarea ori plata facturii electronice.
Acceptul clientului de a utiliza factura electronică reprezintă confirmarea acestuia că deţine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum şi că are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea conţinutului şi lizibilitatea facturii.
Asigurarea autenticităţii originii facturii este obligaţia atât a furnizorului/prestatorului, cât şi a beneficiarului, persoană impozabilă. Fiecare în mod independent trebuie să asigure autenticitatea originii. Furnizorul/Prestatorul trebuie să poată garanta că factura a fost emisă de el sau a fost emisă în numele şi în contul său, de exemplu, prin înregistrarea facturii în evidenţele sale contabile.
Beneficiarul trebuie să poată garanta că factura este primită de la furnizor/prestator sau de la o altă persoană care a emis factura în numele şi în contul furnizorului/prestatorului, în acest sens putând opta între verificarea corectitudinii informaţiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului menţionat pe factură şi asigurarea identităţii acestuia sau a persoanei care a emis factura în numele şi în contul furnizorului/prestatorului.
Verificarea corectitudinii informaţiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului menţionat pe factură presupune asigurarea din partea beneficiarului că furnizorul/prestatorul menţionat pe factură este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se referă factura. În scopul îndeplinirii acestei obligaţii, beneficiarul poate aplica orice control de gestiune care să permită stabilirea unei piste fiabile de audit între factură şi livrare/prestare.
Asigurarea identităţii presupune garantarea de către beneficiar a identităţii furnizorului/prestatorului sau a persoanei care a emis factura în numele şi în contul acestuia, de exemplu, prin intermediul unei semnături electronice avansate ori prin schimb electronic de date, şi asigurarea că furnizorul/prestatorul menţionat pe factură este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se referă factura.
