Calitatea de administrator al unei societati comerciale tip SRL aduce dupa sine o serie de responsabilitati. Unele tin de organizarea contabilitatii, altele de gestiune, iar altele de anumite actiuni legale care trebuie desfasurate de catre sau sub responsabilitatea sa.
Iata o lista de responsabilitati, limitari si drepturi pe care ar fi bine sa le cunosti:
1.Administratorii pot face toate operatiunile cerute pentru aducerea la indeplinire a obiectului de activitate al societatii, in afara de restrictiile expres mentionate in actul constitutiv.
2.Administratorii sunt obligati sa ia parte la toate adunarile societatii, la consiliile de administratie si la organele de conducere similare acestora.
3. Administratorii care au dreptul de a reprezenta societatea nu il pot transmite decat daca aceasta facultate li s-a acordat in mod expres. Administratorul care, fara drept, isi substituie alta persoana raspunde solidar cu aceasta pentru eventualele pagube produse societatii.
4. Administratorii sunt solidar raspunzatori fata de societate pentru:
a) realitatea varsamintelor efectuate de asociati;
b) existenta reala a dividendelor platite;
c) existenta registrelor cerute de lege si corecta lor tinere;
d) exacta indeplinire a hotararilor adunarilor generale;
e) stricta indeplinire a indatoririlor pe care legea, actul constitutiv le impun.
5. Nu pot fi administratori persoanele persoanele care, potrivit legii, sunt incapabile ori care au fost condamnate pentru infractiuni contra patrimoniului prin nesocotirea increderii, infractiuni de coruptie, delapidare, infractiuni de fals in inscrisuri, evaziune fiscala, infractiuni prevazute de legea pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, republicata, sau pentru infractiunile prevazute de prezenta lege.
6.Administratorii sunt desemnati de adunarea generala a asociatilor care de asemenea poate sa sa decida urmarirea lor pentru daunele pricinuite societatii, desemnand si persoana insarcinata sa o exercite;
7. Administratorii sunt obligati sa convoace adunarea asociatilor la sediul social, cel putin o data pe an sau de cate ori este necesar.
8.Intr-un SRL pot fi unul sau mai multi administratori, asociati sau neasociati, numiti prin actul constitutiv sau de adunarea generala.
9.Administratorii nu pot primi, fara autorizarea adunarii asociatilor, mandatul de administrator in alte societati concurente sau avand acelasi obiect de activitate, nici sa faca acelasi fel de comert ori altul concurent pe cont propriu sau pe contul altei persoane fizice sau juridice, sub sanctiunea revocarii si raspunderii pentru daune.
8.Societatea trebuie sa tina, prin grija administratorilor, un registru al asociatilor, in care se vor inscrie, dupa caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecarui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale sau orice alta modificare privitoare la acestea.
9. Dupa fiecare modificare a actului constitutiv, administratorii vor depune la registrul comertului actul modificator si textul complet al actului constitutiv, actualizat cu toate modificarile.
10.Inventarierea:
a) Administratorul trebuie sa aprobe procedurile proprii privind inventarierea SRL;
b) Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine administratorului (sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii, dupa caz).
c) Toate elementele de natura activelor trebuie sa fie date in raspundere gestionara sau in folosinta, dupa caz, salariatilor ori administratorilor entitatii.
d) In conditiile in care entitatile nu au niciun salariat care sa poata efectua operatiunea de inventariere, aceasta se efectueaza de catre administratori.
Inventarierea nu ar trebui sa constituie o povara pentru nici un antreprenor, ci mai degraba un prilej de verificare si de stabilire a situatiei fizice certe a patrimoniului. De cele mai multe ori nu se intampla asa din cauza metodelor invechite prin care se realizeaza acest lucru.
Daca vrei sa poti realiza operativ inventarierea poti incerca Smart Bill gestiune care iti aduce urmatoarele avantaje:
· este in cloud, deci poti accesa oricand aplicatia, chiar ducand un laptop sau o tableta in locul unde se afla locatia. Asadar, nu esti constrans de biroul unde se afla instalata aplicatia.
· poti genera listele de inventar si poti completa listele in timp real, pe masura ce finalizezi codurile de stocuri. Nu trebuie sa opresti totul ca sa termini integral introducerea datelor. De aceea Smart Bill se preteaza si la inventrarieri ciclice, partiale, in cursul anului.
· poti inventaria stocurile, datoriile si creantele.
· daca vei incepe sa utilizezi si Smart Bill contabilitate, care tocmai s-a lansat, vei putea sa efectuezi si inventarierea conturilor.
e) In cazul constatarii unor lipsuri imputabile in gestiune, administratorii trebuie sa imputa persoanelor vinovate bunurile lipsa la valoarea lor de inlocuire.
Ca si o paranteza, in Smart Bill poti sa vezi oricand in timp real, valorile cu care a intrat un produs in gestiune, miscarile pe care le-a avut si stocurile disponibile.
f) Listele cu sorturile de produse, marfuri, ambalaje si alte valori materiale care intrunesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba anual de catre administrator.
La ce te ajuta aceasta lista?
Te ajuta sa reduci TVA-ul colectat la minusul de inventar.
Daca ai de exemplu un plus de 200 de bucati pe materia prima X si un minus de 100 de bucati pe materia prima Y, iar X si Y sunt compensabile, atunci compensand 100 de buc X cu 100 buc Y, vei avea ca rezultat un plus de 100 buc X.
Nu vei avea TVA colectat, spre deosebire de situatia anterioara compensarii cand ai fi avut de colectat TVA la minusul de 100 de buc din materia prima Y.
In Smart Bill poti reflecta si aceasta operatiune prin optiunea Ajustare stoc, asa cum se vede in imaginea anterioara.
De asemenea, poti exporta din timp listele cu toate produsele si codurile aferente si poti pregati din timp situatia produselor compensabile.
g) Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, in termen de 7 zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului.
h)Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in evidenta tehnico-operativa in termen de cel mult 7 zile lucratoare de la data aprobarii procesului-verbal de inventariere de catre administrator.
11. Contabilitatea:
a) Administratorul raspunde pentru organizarea si conducerea contabilitatii entitatii;
Este foarte bine ca un administrator sa fie in permanenta informat cu privire la aspectele contabile ale afacerii sale, insa pentru aceasta trebuie sa mentina o relatie apropiata cu contabilul sau, sau sa detina un soft care sa ii permita sa obtina singur unele informatii de care are nevoie.
Tocmai de aceea, daca utilizeaza Smart Bill – atat aplicatia de gestiune cat si cea de contabilitate, conectata la cea de gestiune, poate sa isi indeplineasca obiectivul de a avea un control bun asupra datelor sale financiare.
b) Administratorul are obligatia sa semneze situatiile financiare anuale si raportarile contabile.
12.Reglementari contabile (O 1802/2014)
Administratorii entitatii trebuie sa aprobe politicile contabile pentru operatiunile derulate, inclusiv procedurile proprii pentru situatiile prevazute de legislatie.
