Conform prevederilor OMFP 1802/2014, pentru a putea fi considerate documente justificative, documentele inregistrate in contabilitate trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare, atunci cand este cazul;
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.
Este important de retinut ca documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare, iar in cazul utilizarii unor documente care nu respecta aceste prevederi se considera contraventie si se sanctioneaza conform legii contabilitatii.
In plus fata de elementele obligatorii mentionate de Ordinul 1802/2014, legea societatilor comerciale prevede la art. 73 ca in orice factura, oferta, comanda, tarif, prospect si alte documente intrebuintate in comert, emanand de la o societate, trebuie sa se mentioneze:
- denumirea;
- forma juridica;
- sediul social;
- numarul din registrul comertului
- codul unic de inregistrare .
- capitalul social, daca este vorba de un SRL si capitalul social subscris si cel varsat daca este vorba de o societate pe actiuni;
Sunt exceptate bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice, care vor cuprinde elementele prevazute de legislatia din domeniu .
Daca societatea detine o pagina de internet proprie aceste informatii vor fi publicate si pe pagina de internet a societatii.
