Exista urmatoarele documente care nu trebuie sa lipseasca de langa bunuri pe perioada transportului:
- Factura;
- Avizul de insotire a marfii – potrivit Ordinului 3512/2008 privind documentele financiar-contabile,este formular cu regim special intern de tipărire şi numerotare. Serveşte printre altele si ca document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz.Se întocmeşte, în două sau mai multe exemplare, de către unităţile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale unităţii.
În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial, precum şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale etc.) avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea “Fără factură”, după caz.
Ordinul 598/1999 privind efectuarea controlului specific al vehiculelor rutiere de către Ministerul Transporturilor la punctele de control pentru trecerea frontierei de stat a României care este in vigoare de la 23.02.2000, prevede ca documentele are trebuie să se afle la bordul vehiculelor rutiere inmatriculate in Romania care efectuează transport internaţional de marfuri sunt:
- licenţa de transport însoţită de caietul de sarcini (copie xerox), vizată pe anul în curs de reprezentanţa Autorităţii Rutiere Române – A.R.R. care a emis-o;
- licenţa de execuţie pentru transport internaţional (în original);
- certificatul de înmatriculare a vehiculului, însoţit de talonul de inspecţie tehnică;
- permisul de conducere al conducătorului auto;
- diagrama tahograf pentru autovehiculele de marfă cu sarcina utilă mai mare de 3,5 tone, pentru microbuze (>9 locuri) şi autobuze;
- asigurarea civilă şi cartea verde, efectuată de o societate de asigurări din România;
- documentele specifice solicitate de Administraţia Naţională a Drumurilor din România în vederea îndeplinirii obiectivelor controlului efectuat de aceasta:
- a) autorizaţia specială de transport (în original) pentru eventuale depăşiri de limite maxime admise (greutate şi/sau gabarit), eliberată de administratorul drumurilor pe care a circulat (la ieşirea din România);
- b) documente specifice reglementate pentru transporturile umanitare cu destinaţia România (la intrare);
- c) talonul din MTC (matcă+talon+chitanţă) eliberat la intrare (la ieşire) în cazul tranzitării teritoriului României;
- d) alte documente impuse pe parcurs prin reglementări interne sau internaţionale.
- documente de însoţire a mărfii (facturi, avize etc.);
- scrisoare de transport internaţional – CMR;
- carnet TIR (dacă circulă sub convenţia TIR);
- certificatul de agreere vamală (dacă circulă sub convenţia TIR);
- autorizaţii emise de Ministerul Transporturilor (MT) din ţările de tranzit sau de destinaţie (dacă este cazul).
In plus, pentru transportul de mărfuri perisabile sau de animale vii mai trebuie:
- autorizaţie sanitar-veterinară pentru vehicul;
- certificat sanitar-veterinar de transport pentru marfă.
