Revenim in acest articol cu cateva detalii importante legate despre un ordin care a intrat in vigoare la 01.01.2009. Este vorba despre Ordinul nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile publicat : MO nr. 870 din 23 decembrie 2008 .
Acest ordin abroga OMF nr. 1.850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile.
Prin aceasta lege se aproba documentele financiar-contabile cuprinse in anexa nr. 4, care se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata.
Cateva precizari cu privire la erori de intocmire…
◊ In documentele justificative si in cele contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa.
◊ Erorile se corectează prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.
◊ Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.
◊ In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restricţii, documentul intocmit gresit se anuleaza si ramane in carnetul respectiv.
◊ La corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a predatorului, cat si a primitorului.
◊ In cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora, mentionandu-se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea. Documentele prezentate in listele de erori, anulari sau completari (pe baza carora se fac modificari in fisiere sau in baza de date a unitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de conducerea unitatii.
Documente justificative…
Inregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si perioada.
In cazul operatiunilor contabile pentru care nu se intocmesc documente justificative, inregistrarile in contabilitate se fac pe baza de note de contabilitate care au la baza note justificative sau note de calcul, dupa caz.
In cazul stornarilor, pe documentul initial se mentioneaza numarul si data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaţiunii, iar in nota de contabilitate de stornare se mentioneaza documentul, data si numărul de ordine ale operatiunii care face obiectul stornarii.
Corectarea inregistrarilor facute in contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate intocmite in acest scop.
Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile…
Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.
Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. Si in acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.
Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va instiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.
Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzător.
Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.
Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt şi persoanele parţial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor păstra conform termenului prevăzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare.
Documentele prevăzute în anexa nr. 4 se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesităţile proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.
Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
Arhivarea documentelor justificative şi contabile se face în conformitate cu prevederile legale şi cu următoarele reguli generale:
– documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;
– gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societăţii, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
– dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
– evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.
Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz. În această situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.
[…] Documente financiar contabile […]