Deconturile in valuta

Pentru inregistrarea in contabilitate a cheltuielilor efectuate in cursul unei delegatii externe, salariatul sau administratorul va completa, dupa caz:

decont de cheltuieli (pentru deplasari externe – Cod 14-5-5) sau
decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale – Cod 14-5-5/a)

Aceste documente se intocmesc pentru a justifica cheltuielile efectuate pe intreaga durata a deplasarii.

Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe) si decontul de cheltuieli valutare (transporturi internationale) servesc ca:

documente pentru decontarea cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;
documente pentru stabilirea diferentelor de primit de la titularul de avans sau de achitat acestuia;
documente justificative de inregistrare in Registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.

Aceste deconturi se intocmesc de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea in vederea justificarii cheltuielilor efectuate pe intreaga durata a deplasarii.

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Chitanta pentru operatiuni in valuta sau Dispozitie de incasare catre casierie, dupa caz.

Sumele in numerar, puse la dispozitia personalului sau a tertilor, in vederea efectuarii unor plati in favoarea entitatii, se inregistreaza distinct in contabilitate (contul 542 “Avansuri de trezorerie”, respectiv contul 461 “Debitori diversi”, in cazul tertilor).

In cazul platilor in valuta suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc in contabilitate la cursul din data efectuarii operatiunilor sau la cursul din data decontarii avansului.

Intocmirea deconturilor de cheltuieli este mereu o sarcina in plus, consumatore de timp, la revenirea dintr-o deplasare.

In programul de contabilitate de la SmartBill exista o sectiune distincta de deconturi carae permite gestionarea deconturilor angajatilor.