O data cu apropierea finalului de an antreprenorii isi pun tot mai des problema recuperarii facturilor neincasate, fiindca una din problemele cu care se poate confrunta chiar si o firma profitabila este cea a deficitului de cash-flow. Si pentru contabili trimestrul patru este o perioada de verificari si reconcilieri reciproce intre soldurile partenerilor.
Ce masuri se pot lua pentru a recupera mai rapid facturile neincasate ?
- Primul lucru pe care trebuie sa il faci este sa te asiguri ca toti clientii au primit facturile pe care le-ai emis, fiindca un motiv de neplata poate fi tocmai lipsa lor.
Asadar, trebuie sa implementezi un sistem prin care o data cu emiterea sa fii sigur ca nu uiti sa le trimiti clientilor. Acest lucru se poate face fie pe mail, fie fizic – prin curier, posta, etc.
In Smart Bill procesul de trimitere este automatizat , astfel nu va mai trebui sa mai ai grija documentelor netrimise.
Poti configura textul mailului asa cum se poate vedea mai jos:
- Al doilea lucru este reamintirea clientilor cu privire la facturile neplatite.
Poti face acest lucru telefonic, la o intalnire sau mai elegant, pe email. De regula aceasta activitate este destul de costisitoare din punct de vedere al timpului.
In Smart Bill lucrurile se intampla insa foarte simplu. In etapa de configurare a aplicatiei poti sa stabilesti trimiterea automata a pana la trei notificari. Poti stabili :
-numarul de zile inainte/dupa data scadentei la care sa fie trimise;
-textul mailului;
-subiectul ;
-campurile automate care sa se preia in mesaj: de ex. numarul documentului, restul de plata, data emiterii, data scadentei.
Pentru ca notificarile sa fie corect trimise, trebuie activate, iar clientii trebuie sa aiba salvata o adresa de email pe factura.
Asadar, programul de facturare functioneaza si ca o aplicatie de gestiune a clientilor cu datele de contact aferente.
Situatia facturilor neincasate ar trebui sa fie un raport care sa apara zilnic pe tabloul de bord al fiecarui antreprenor.
Este important:
- sa se faca incasarea la timp la facturilor de la clienti pentru a respecta bugetul de cash flow;
- ca durata de incasare a creantelor clienti sa fie mai mica decat durata de plata a furnizorilor, cu alte cuvinte, trebuie sa incasezi mai repede decat platesti, tot in scopul mentinerii unui cash flow sanatos
- sa verifici in prealabil istoricul clientului si situatia lui financiara si
- sa comunici profesionist cu clientii tai.
