Raspunsul la aceasta intrebare este una din provocarile cele mai mari ale resposabililor cu gestiunea firmelor care detin volumuri impresionante de stocuri, cu sute de tipuri de produse.
• Un element important este pregatirea lucrarilor de inventariere, astfel incat, in ziua inventarierii numararea sa decurga simplu si rapid, fara a afecta prea mult activitatea firmei.
• Fiindca la inventariere pot participa persoane care nu cunosc prea bine produsele firmei, trebuie sa va asigurati ca toate articolele sau cutiile sunt entichetate sau prezinta un cod de bare (in cazul in care sistemul va permite sa apelati la un cititor de cod de bare).
Aceste etichete trebuie sa fie lipite corect, de catre persoane resposabile, astfel riscati ca rezultatele inventarului sa fie total gresite. Imaginati-va ca descoperiti in ziua inventarierii ca o parte din produse sunt etichetate gresit – cat timp si efort presupune relistarea etichetelor si atasarea lor corecta.
• Stabiliti cu atentie locatiile in care se face numararea pentru a evita ca stocurile din anumite locatii sa fie numerate de doua ori de echipe diferite. Responsabilul comisiei ar trebui sa informeze echipa, inainte de inceperea inventarului cu privire la ariile de responsabilitate ale fiecarui participant, pentru ca in ziua inventarierii cu siguranta nu va avea suficient timp pentru a-i verifica/indruma pe toti.
• Exista cateva masuri de simplificare :
Masura 1: pastrati marfa primita in containere sau cutii pe care sa le deschideti numai pe masura nevoilor. Astfel , veti putea face un inventar foarte rapid si corect, evident cu conditia ca furnizorii sa livreze ceea ce trebuie in containerele respective.
Masura 2: daca marfa este pastrata pe rafturi , in anumite locatii, nu mai este necesara numararea/scanarea fiecarui produs : se introduce codul produsului si cantitatea. Aceasta metoda este utila in situatia in care pozitia la o anumita inaltime pe rafturi nu permite verificarea individuala .
• Ar fi bine ca produsele cu acelasi cod sa fie in aceeasi locatie, pentru ca, in situatia in care la centralizarea datelor se vor constata discrepante mari intre scriptic si faptic si se decide renumararea , sa nu fie necesara trecerea prin toate cele n locatii.
• Pentru a evita numararea de doua ori a aceluiasi produs este bine ca produsele o data numarate sa fie marcat vizual. Astfel, printr-o simpla observare se pot determina produsele care nu au fost numarate.
