Conform regulilor contabile, cheltuielile platite/de platit si veniturile incasate/de incasat in exercitiul financiar curent, dar care privesc exercitiile financiare urmatoare, se inregistreaza distinct in contabilitate.
La cheltuieli in avans se utilizeaza contul 471 “Cheltuieli inregistrate in avans” iar la venituri in avans se utilizeaza contul 472 “Venituri inregistrate in avans”, dupa caz.
In aceste conturi se inregistreaza, in principal, urmatoarele cheltuieli si venituri:
- chirii
- abonamente
- asigurari si alte cheltuieli efectuate anticipat, respectiv
- veniturile din chirii,
- abonamente si alte venituri aferente perioadelor sau exercitiilor urmatoare.
In contul 471 se mai inregistreaza, de asemenea, achizitiile de certificate de emisii de gaze cu efect de sera si certificate verzi, efectuate in cursul perioadei curente, dar care sunt aferente unei perioade ulterioare, urmand a se recunoaste drept cheltuieli ale perioadelor viitoare in care urmeaza a se utiliza.
Onorariile si comisioanele bancare achitate in vederea obtinerii de imprumuturi pe termen lung se recunosc pe seama cheltuielilor inregistrate in avans.
Cheltuielile in avans urmeaza sa se recunoasca la cheltuieli curente esalonat, pe perioada de rambursare a imprumuturilor respective.
Cum functioneaza?
Presupunem ca o societate a achitat o asigurare auto care acopera o perioada de 12 luni. Suma totala este de 1.200 lei si data de incepere este decembrie 2023.
Din punct de vedere contabil, suma se va inregistra la momentul platii in contul 471 :
| 471 | Cheltuieli in avans | = | 5121 | Conturi la banci in lei | 1.200 |
Apoi, incepand cu luna noiembrie 2023, timp de 12 luni, se va inregistra pe cheltuiala suma de 1.200 lei/12 luni =100 lei.
| 613 | Cheltuieli cu primele de asigurare | = | 471 | Cheltuieli in avans | 100 |
In SmartBill Conta, procesul de evidenta a acestor cheltuieli si venituri este automatizat.
Atunci cand se face o inregistrare pe contul 471 sau 472, se activeaza automat o caseta care permite configurarea descarcarii lunare, pe perioada dorita, a contului 471 /472 pe cheltuiala sau venitul dorit.
Aici se selecteaza contul pe care se va face descarcarea, suma integrala, numarul de luni si data de incepare.
De asemenea, se poate selecta daca descarcarea se efectueaza pe intreaga perioada sau nu.
O data configurate aceste elemente, aplicatia va face automat descarcarea de gestiune, fara a mai fi nevoie de a pastra alte evidende suplimentare.
Pe de alta parte dupa efectuarea acestor setari, daca se doreste modificarea lor, aceasta se poate face din sectiunea Note diverse -Note repetitive.
Din lista afisata se alege nota dorita si se opereaza modificarea.
