Controlul stocurilor este vital pentru:
- mentinerea unui nivel optim al acestora: printr-un control adecvat, companiile pot stabili cantitatile optime pentru a asigura aprovizionarea constanta, fara a acumula produse inutile.
- reducerea costurilor operationale: stocurile excesive inseamna investitii blocate in produse care ar putea ramane nevandute, generand pierderi si costuri suplimentare de depozitare.
- imbunatatirea satisfactiei clientilor: un sistem eficient de control al inventarului contribuie la evitarea situatiilor de „stoc epuizat”, asigurand astfel o experienta pozitiva pentru clienti.
- prevenirea pierderilor si a deprecierii: Controlul continuu asupra stocurilor reduce riscul de depreciere a produselor, asigurand calitatea si valabilitatea acestora.
Controlul stocurilor sub toate aspectele sale este o activitate complexa si foarte importanta pentru sanatatea financiara a unei companii. Prin implementarea unor metode adecvate de gestionare a stocurilor, companiile pot evita costurile inutile si pot imbunatati experienta clientilor, optimizand totodata procesele interne.
Departamentul de control intern ar trebui sa verifice daca :
- inventarierea s-a efectuat la termenele stabilite;
- s-a respectat procedura de inventariere;
- s-a reconciliat situatia faptica cu cea scriptica din contabilitate. In cazul in care se identifica diferente, deprtamentul de control intern este responsabil cu auditarea numararii efectuate la produsele cu diferente si stabilirea concluziilor finale.
- In cazurile in care se constata diferente se poate proceda la renumararea produsului cu diferente, verificarea unitatilor de masura utilizate pentru a elimina posibila cauza a utilizarii unor unitati de masura diferite (o echipa poate numara bucati in timp ce in sistem sunt inregistrate pachete de 10 bucati de exemplu), verificarea ca au fost inventariate toate locatiile in care se afla produsele respective;
- asigurarea ca solutia finala in cazul in care nu au putut fi depistate cauzele diferentelor este sa se considere corect inventarul fizic, indiferent de valoarea ajustarilor.
Pentru a asigura un flux mai rapid al inventarierii si pentru a minimiza timpul alocat se pot initia urmatoarele masuri :
- Efectuarea de pre-inventarieri partiale – in care, inainte de inventarierea propriu zisa se pot numara anumite produse si sigila in cutii , urmand ca la data inventarierii finale, acestea sa fie adaugate cumulat la numatoare fara a mai fi necesara renumararea individuala.
- Identificarea si marcarea zonelor in care se afla produsele care trebuie numarate astfel incat echipa de inventariere sa nu piarda timp in ziua inventarierii identificand locatiile de depozitare.
- Asigurarea inainte de inventariere ca toate produsele sunt etichetate corespunzator.
In SmartBill Gestiune, utilizatorii pot face inventarul stocului foarte usor, utilizand optiunea Inventar, disponibila in Tranzactii pe stoc.
In aceasta optiunea se lucreaza cu liste de inventar care se pot salva pe gestiuni spre exemplu:
Pe aceste produse se adauga produsele si cantitatea faptica gasita.
Se poate completa cantitatea faptica :
- prin editare manuala a cantitatilor sau
- prin preluarea automata la Cantitatea faptica a stocului din Cantitate scriptica daca apesi pe Egalizare („=”) disponibil din coloana de Actiuni
Dupa introducerea datelor se mentioneaza datele privind membrii comisiei si se poate genera lista de inventar in format pdf sau excel.
Listele astfel create pot fi salvate si reluate ulterior de la punctul in care s-a realizat salvarea.
Important!
In momentul salvarii inventarului, acesta este automat operat in gestiunea stocurilor.
Ulterior, toate aceste inventare se regasesc in raportale de miscari stocuri, fie pe intrari daca avem plus de inventar, fie pe iesiri in cazul minusului de inventar.
Pentru urmarirea stocurilor, in SmartBill Gestiune regasim o sectiunea dedicata care contine diverse rapoarte utile in asigurarea unei gestiuni eficiente dar si pentru verificarea corelatiilor si corespondetei scriptic- faptic.
Controlul inventarierii stocurilor este o activitate complexa si esențiala pentru sanatatea financiara a unei companii. Prin implementarea unor metode adecvate de gestionare a stocurilor, companiile pot evita costurile inutile si pot imbunatati experiența clientilor, optimizand totodata procesele interne.
