Gestiunea, la fel ca si contabilitatea, are in spate o baza de date structurata pe mai multe planuri. Daca in contabilitate se lucreaza cu conturi, solduri si rulaje, in gestiune baza de date se structureaza pe:
- liste de produse/servicii;
- liste de preturi;
- date de identificare ale clientilor si furnizorilor;
- numarul, locatia si tipul gestiunilor.
De aceste informatii ai nevoie atunci cand intentionezi sa lucrezi cu un program nou de gestiune, astfel incat tranzitia sa fie cat mai usoara.
Gestiunea genereaza informatii interne esentiale functionarii entitatii – de aceea, date precum portofoliul de clienti sau produsele sunt confidentiale.
In Smart Bill se pot importa toate aceste informatii in sectiunea Nomenclatoare.
Ca alternativa, datele se pot introduce si manual, pozitie cu pozitie.
Listele se pot exporta in Excel si importa din Excel, intr-un format stabilit de aplicatie.
La import, se descarca un fisier model, care dupa completare este incarcat in aplicatie.
Este obligatorie respectarea cu strictete a coloanelor.
De ce este importanta aceasta facilitate?
- Fiindca gestiunea in Smart Bill functioneaza si ca un CRM – ai posibilitatea sa introduci datele complete ale clientilor si furnizorilor – de la datele fiscale pana la telefon si adrese de mail;
Aceasta posibilitate faciliteaza contactul cu partenerii, structurarea bazei de date pe diverse criterii: de exemplu cele geografice care permit apoi geotargetarea clientilor.
- Atunci cand incepi lucrul in gestiune prin tranzitie dintr-o alta aplicatie, este greu sa introduci manual, linie cu linie toate produsele si serviciile, cu toate preturile. Preluandu-le automat economisesti foarte mult timp.
- In special firmele cu un numar mare de parteneri si cu o paleta vasta de produse sunt beneficiarele acestei facilitati.
Gestiunile se pot adauga doar manual in Smart Bill si presupun stabilirea tipului fiecarei gestiuni, a adresei si a gestionarului desemnat.
In Smart Bill, dupa adaugarea gestiunii, stocul initial care trebuie preluat la inceputul activitatii, poate fi importat dintr-un fisier in Excel si in acelasi timp prin aceasta operatiune se pot adauga si produsele in nomenclator.
Acestea sunt cele mai importante aspecte care tin de configurarea modului de lucru cu gestiunea. Setarea unei gestiuni este un pas important si complex, urmat apoi de introducerea datelor cantitative: stocul de produse, rezultat in urma inventarierii.
In concluzie, este bine sa utilizezi la maxim datele din gestiune: nu doar pentru scop strict contabil , de respectare a reglementarilor legale, ci si in scopuri extinse: de obtinere a unor rapoarte vitale pentru managementul companiei, CRM, previzionare a activitatii, etc.
