Sa presupunem ca tocmai ai preluat contabilitatea unui antreprenor si acum te afli in situatia de a stabili procedurile de lucru si de a-l informa cu privire la restrictiile legale cu privire la activitatea sa.
Care sunt cele mai frecvente intrebari care ti se adreseaza ?
1.Inevitabil prima intrebare se refera la facturare: Cum se emit facturile ?
Sa se foloseasca excel si word sau mai degraba sa se aleaga un soft de facturare ?
Un exemplu de soft foarte usor de utilizat este Smart Bill prin intermediul caruia se pot emite facturi chiar si de catre utilizatori care nu au deloc experienta financiara.
Smart Bill dispune atat de un modul de facturare cat si de unul mai complex, de gestiune , gazduite in cloud (poti citi mai multe despre ce inseamna cloud si cum se poate aplica acest lucru in administrarea business-ului tau aici ).
Ce avantaje prezinta solutia pentru antreprenori?
- se poate acccesa de oriunde: la birou, acasa sau in orice loc in care exista acces la internet, inclusiv de pe mobil; varianta de mobil ofera exact aceleasi facilitati ca si cea de desktop;
- factura este foarte adaptabila
- nu mai trebuie sa listezi facturile si sa le duci contabilului – acesta si le poate lua sigur direct din aplicatie;
- daca lucrezi cu stocuri poti sa te conectezi si la modulul de gestiune si sa ai o solutie integrata;
- ai in permanenta situatia facturilor si stocurilor la zi, astfel ca poti sa eviti situatiile in care ai putea sa ofertezi de exemplu mai mult decat ai in stoc.
Ce avantaje prezinta aceasta solutie pentru un contabil ?
- poate sa se logheze in aplicatie si sa isi extraga in timp real facturile de vanzare;
- poate verifica daca acestea sunt corect intocmite si poate interveni pentru corectii in timp real;
- poate verifica depasirea plafoanelor cifrei de afaceri pentru diverse scopuri : inregistrare in scop de tva, depasire plafon microintreprinderi;
- nu trebuie sa mai organizeze intalniri pentru preluarea documentelor in format fizic;
- nu mai exista riscul ca anumite documente sa fie pierdute pe drum;
- nu este necesar un training prealabil pentru ca aplicatia este intuitiva si usor de utilizat
De ce sa nu folosesti excelul ?
Excelul este un instrument util cu siguranta dar cat de departe poti sa mergi cu utilizarea sa in contabilizarea afacerii tale ? Pe masura ce activitatea se dezvolta ai nevoie de tot mai multa informatie, de siguranta si de prevenirea erorilor, de o arhiva bine organizata, de corelarea informatiei, motive care te pot determina sa apelezi la o solutie sigura si testata.
Iata aici toate tranzactiile pe care poti sa le faci :
Aplicatia Smart Bill este potrivita chiar si pentru activitatea antreprenorilor cu procese mai putin standard. De exemplu, iti permite sa faci o vanzare chiar daca inca nu ai introdus o receptie pentru un anumit produs. Astfel de mici facilitati te ajuta sa iesi din situatii dificile, sa asiguri functionarea afacerii, urmand ca apoi ulterior sa gestionezi reglarea documentelor.
2.O alta intrebare frecventa este ce achizitii se pot efectua pe firma ?
Pregateste un scurt ghid in care sa reflecti operatiunile care se pot efectua pe firma si care nu, astfel vei evita sa primesti facturi pentru diverse achizitii personale care nu au nici o legatura cu activitatea firmei.
3.Ce restrictii sunt in privinta contabilitatii ?
Aici ar fi bine sa iti informezi clientii despre :
· restrictiile aferente tranzactiilor cu numerar;
· plafoanele cifrei de afaceri pentru care trebuie schimbat regimul fiscal;
· restrictiile privind procesul de angajare si de demitere a unor salariati.
Acestea sunt doar 3 dintre cele mai importante informari care ar trebui efectuate initial.
Nu uita:
· modul in care comunici si produsele pe care le recomanzi isi pun amprenta asupra muncii tale.
· contabilitatea este permanent supusa schimbarilor legislative de aceea este bine sa fii informat si sa informezi la randul tau clientii cu privire la acestea.
