Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Daca te-ai lansat in antreprenoriat in contabilitate sau daca doar tii contabilitate la cateva firme ca sa iti suplimentezi veniturile, atunci cand decizi sa preiei o firma noua de la un alt contabil, este bine sa ai vedere o lista de verificari necesare.
Iata ce trebuie sa faci pentru a-ti usura munca si pentru a te conforma prevederilor legale:
Istoricul firmei
Un prim pas inaintea preluarii unei firme noi pentru prestarea serviciilor de contabilitate consta intr-o verificare prealabila a istoricului firmei. Spre exemplu se poate face o verificare pe mfinante.ro la agenti economici – informatii fiscale si bilanturi unde sunt disponibile informatii referitoare la obiectul de activitate, numarul salariatiilor, anul infiintarii, vectorul fiscal, situatia financiara a firmei din anii precedenti.
Fisa de rol si balanta
Pentru a avea cunostinta de cauza cu privire la plata obligatiilor catre bugetul de stat, inainte de preluarea firmei este indicat sa se soliciti la ANAF o fisa de rol, fisa in care apar contributiile si impozitele platite/neplatite, precum si declaratiile depuse.
Astfel poti sa vezi daca firma se afla la zi cu declaratiile depuse, daca nu are datorii mari si restante, fiindca in astfel de situatii este posibil sa doresti sa aplici un tarif mai mare, fiindca vei avea probabil mai mult de munca cu analiza fiselor de rol, rezolvarea popririlor, posibile cereri de restructurarea samd. In plus, aceasta analiza iti poate arata daca firma este viabila si ai perspective de colaborare pe termen mai lung sau dimpotriva, este o firma care abia mai supravietuieste.
Aceste concluzii le poti desprinde si din balanta primita.
Arhiva electronica si fizica
Este bine sa stabilesti la preluarea unei firme care este modalitatea de predare-preluare a arhivei electronice si fizice.
In aceasta arhiva pot fi : actele constitutive, dosarele de personal, situatiile financiare, declaratiile depuse, registrele contabile, etc.
Revisal
Baza de date revisal, utilizatorul si parola se preiau o data cu preluarea contabilitatii unei firme.
Dupa preluarea bazei de date revisal este indicat sa se verifice ceea ce este inregistrat in REVISAL cu dosarele de personal, chiar daca nu integral macar prin sondaj, pentru a se preveni situatiile in care din eroare nu ai primit ultima baza de date.
Balanta
Este neaparat sa se solicite ultima balanta inchisa deoarece pe baza ultimei balante se va face importul bazei de date.
Daca utilizezi SmartBill Conta, importul se poate face automat din excel sau chiar preluand in anumite situatii datele din baza de date contabila.
Ai optiunea optiunea: Configurari -> Importa date initiale.
Poti importa datele direct din aplicatia de conta (Saga) sau din Excel.
Apoi trebuie sa alegi luna inceperii si sa incarci balanta, lista partenerilor si conturilor de casa si banca dupa sablonul pus la dispozitie de aplicatie:
Imputernicire
Este recomandat ca la preluarea contabilitatii sa intocmesti si o imputernicire (notariala sau nu) in vederea solutionarii diferitelor probleme ce o sa necesite deplasari la ANAF, ITM, ONRC sau alte institutii dupa caz.
Inregistrare in SPV – Spatiul Privat Virtual
Inregistrarea in SPV iti permite sa depui declaratiile online, se poate obtine fisa de rol, certificatul de atestare fiscala.
Se completeaza un formular online cu datele de identificare la care se anexeaza documentul de confirmare furnizat de firma care a emis certificatul digital si arhiva zip cu documentele justificative formata din:
- actul de identitate al reprezentantului legal/desemnat sau imputernicitului in copie
- documentele din care rezulta calitatea de reprezentant legal/ desemnat sau imputernicit
Formularul generat se tipareste si impreuna cu documentele anexate se prezinta la ghiseu impreuna cu reprezentantul legal al firmei -pentru validarea informatiilor din formular.
Daca detii imputernicire notariala, administrator firmei nu mai trebuie sa se deplaseze la ghiseu.
Daca utilizezi SmartBill Conta, dupa preluarea unei firme noi poti sa evidentiezi in aceeasi aplicatie:
- activele fizice: imobilizari si obiecte de inventar
- salariatii
- achizitiile si vanzarile
- diferitele note contabile
- intocmirea declaratiilor
In plus, daca ai extensia SmartBill ManagerConta poti sa iti usurezi si partea de administrare a firmei de contabilitate in sensul :
- administrarii contractelor cu firmele clientilor
- interogari SPV
- depunere declaratii si arhivare recipise
- calculul sumelor de plata pentru client pe baza declaratiilor
Atunci cand preiei o firma noua, trebuie sa tii cont si de venitul obtinut vs costurile pe care le ai tinand respectiva contabilitate.
Daca esti firma de contabilitate si utilizezi SmartBill Conta trebuie sa stii ca poti utiliza aplicatia gratuit si astfel poti beneficia la maxim de optimizarea costurilor care tin de utilizarea unei aplicatii.
