Registrele contabile se utilizeaza in mod ordonat si astfel completate incat sa permita in orice moment identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate (conform legii 82/1991). Registrele de contabilitate care sunt obligatorii sunt urmatoarele:
- Registrul-jurnal;
- Registrul-inventar;
- Cartea mare;
Pentru a se verifica înregistrarea corecta in contabilitate se va întocmi balanta de verificare, cel putin la incheierea exercitiului financiar, la termenele de intocmire a situatiilor financiare, a raportarilor contabile, precum si la finele perioadei pentru care entitatea trebuie sa intocmeasca declaratia privind impozitul pe profit/venit.
Entitatile care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare informatica a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate conform reglementarilor contabile in vigoare si sa pastreze aceste informatii pe suporturi tehnice timp de 10 ani. Totodata, au obligatia, de a pune la dispozitia organelor fiscale absolut toate informatiile de care acestia au nevoie.
Documentele care trebuie pastrate in arhiva pentru o perioada mai indelungata de timp (50 de ani) sunt statele de salarii.
In cazul in care documentele financiar-contabile sunt pierdute, sustrase sau distruse se vor face actiuni de reconstituire a acestora, in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.
