- Documente de evidenţă operativă a muncii şi a salariilor
Foaia colectivă de prezenţă (pontaj) în care se consemnează timpul efectiv lucrat, absenţele sau alte menţiuni privind personalul (învoiri, absenţe motivate, etc.)
Rapoartele de lucru – stau la baza calculării drepturilor cuvenite personalului sub formă de salarii.
Lista de avans chenzinal – folosită pentru plata chenzinei a I-a
Statul de plată – utilizat la plata chenzinei a II-a.
- Documente privind evidenţa mărfurilor
În cazul intrărilor de mărfuri se utilizează Factura emisă de furnizor pentru care la recepţia în societate se întocmeşte Nota de intrare-recepţie şi constatare de diferenţe.
În cazul vânzărilor de mărfuri pentru care încasările se efectuează în numerar se întocmeşte Raportul de gestiune.
În cazul vânzărilor de mărfuri cu plata ulterioară se întocmeşte Factura.
- Documente privind evidenţa mijloacelor băneşti şi a operaţiunilor de decontare
În relaţia SC – bancă, încasările şi plăţile în numerar se efectuează în baza Cecului de numerar pentru încasări, iar pentru depunerea numerarului din casieria unităţii în contul bancar se utilizează Foaia de vărsământ. Ambele documente au regim special şi se eliberează de unităţile bancare.
În cazul SC, încasările şi plăţile în numerar se efectuează prin casieria unităţii. Atât pentru încasări cât şi pentru plăţi, compartimentul financiar-contabil emite Dispoziţia de plată / de încasare către casierie.
Dispoziţia de încasare către casierie se semnează de compartimentul financiar-contabil şi se vizează de conducătorul acestui compartiment, iar în baza acestei dispoziţii casierul unităţii emite o CHITANŢĂ dacă suma de bani reprezintăun debit al persoanei în cauză înregistrat în evidenţa societăţii comerciale.
Dispoziţia de plată către casierie se întocmeşte de compartimetul financiar-contabil şi este vizată de conducătorul acestui compartiment, precum şi de conducătorul unităţii.
Ordinul de deplasare sau delegaţia este documentul în baza căruia se justifică anumite sume de bani cheltuite.
Toate documentele privind operaţiuni de încasări şi plăţi în numerar se înscriu de casier în Registrul de casă.
Plata sumelor, precum şi încasarea acestora, ca rezultat al relaţiilor de decontare dintre agenţii economici şi bugetul de stat se fac în baza Ordinului de plată.
Pentru toate operaţiunile care se deruleaza prin contul bancar, unitatea primeşte Extrasul de cont în care sunt trecute încasările şi plăţile efectuate de societate prin contul deschis la bancă, document care are anexat şi documentele în baza cărora s-au efectuat încasările şi plăţile.
