Conform ordinului 3512/2008, balanţa de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate şi controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi cea analitică, precum şi principalul instrument pe baza căruia se întocmesc raportările contabile stabilite potrivit legii.
Balanţa de verificare a conturilor sintetice, precum şi balanţele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc cel puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a raportărilor contabile, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare şi ori de câte ori se consideră necesar.
Balanţa de verificare se întocmeşte pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (şah), respectiv din fişele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.
Pentru verificarea înregistrărilor în contabilitatea analitică se pot întocmi balanţe de verificare analitice. La instituţiile publice, balanţele de verificare sintetice se întocmesc lunar, iar balanţele de verificare analitice, cel mai târziu la sfârşitul trimestrului pentru care se întocmesc situaţiile financiare.
Balanţa de verificare cuprinde pentru toate conturile unităţii următoarele elemente:
• simbolul şi denumirea conturilor;
• soldurile iniţiale debitoare şi creditoare;
• totalul sumelor debitoare şi creditoare ale lunii precedente, după caz;
• rulajele curente debitoare şi creditoare;
• totalul rulajelor debitoare şi creditoare, după caz;
• totalul sumelor debitoare şi creditoare;
• soldurile finale debitoare sau creditoare.
Balanţa de verificare la 1 ianuarie, în coloanele 2 şi 3, se completează cu soldurile finale debitoare şi creditoare ale lunii decembrie.
Pentru conturile analitice se poate întocmi numai situaţia soldurilor.
Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
– denumirea unităţii;
– denumirea formularului; data pentru care se întocmeşte;
– simbolul şi denumirea conturilor; soldurile iniţiale debitoare/creditoare, rulajele lunii curente debitoare/creditoare; total sume debitoare/creditoare; soldurile finale debitoare/creditoare;
– semnături: conducătorul compartimentului financiar-contabil şi persoana care întocmeşte documentul, după caz.
