Amenzi nerespectare termene inregistrare date in aplicatia electronica REGES -ONLINE – HG nr.295/27.03.2025 – Gabriela Jeler

Ce este REGES -ONLINE ?

Aplicația REGES- ONLINE stochează datele cu caracter personal așa cum sunt furnizate de utilizator (angajator) și asigură, din punct de vedere tehnic, condițiile de prelucrare a datelor potrivit exigențelor autorităților competente, numit Registru.

De la 1 aprilie 2025, noul Registru General de Evidență al Salariaților – REGES Online – va fi disponibil pe un site dedicat. În jumătate de an, timp în care cele două platforme vor rula în paralel, REGES va înlocui complet REVISAL, programul care gestiona, din 2011, datele tuturor angajaților din România. Începând cu data de 1 ianuarie 2011, cartea de muncă a fost înlocuită în totalitate de registrul general de evidență a salariaților (REVISAL).

Noua platformă, implementată cu bani din Planul Național de Redresare și Reziliență (PNRR), aduce o modificare esențială față de REVISAL – accesul salariaților la datele personale.

Mai jos sunt prezentate obligatiile de inregistrare /transmitere in REGES -ONLINE , termenele de aplicare si amenziile aferente.

Nr.crt	Operatiunea	Termen de inregistrare	Amenda	Observatii
1	Netrasmiterea de catre angajatori al urmatoarelor date : a)datele de identificare ale angajatorului, cum ar fi: denumirea, codul unic de identificare – CUI, codul de identificare fiscală – CIF, sediul social, numele şi prenumele reprezentantului legal – pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, domiciliul – pentru persoanele fizice; b)datele de identificare ale salariaţilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, numărul de identificare fiscală – NIF, cetăţenia şi ţara de provenienţă – Uniunea Europeană – UE, din afara Uniunii Europene, Spaţiul Economic European – SEE; c)pentru persoanele cu dizabilităţi, gradul, tipul de handicap şi durata certificatului de încadrare în grad şi tip de handicap; d)data încheierii contractului individual de muncă, numărul acestuia şi data începerii activităţii; e)funcţia/ocupaţia, conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor din România sau altor acte normative; f)tipul contractului individual de muncă; g)durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/determinată; h)locul de muncă, respectiv fix sau mobil; i)durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia; j)salariul de bază lunar brut, indemnizaţiile, sporurile, precum şi alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă;	Cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii de catre fiecare persoana care urmeaza sa se afle intr-un raport de munca cu angajatorul	amendă de 20.000 lei pentru fiecare persoană astfel identificată, fără a depăşi valoarea cumulată de 200.000 lei;	Art.9 alin.1 HG 295,respective Legea nr.53/2003 art.260 alin.1 lit.e^1.
2	Netransmiterea în Registru a elementelor contractului individual de muncă, pentru care există dovada executării acestuia, respectiv prestarea muncii şi plata salariului, cu declararea la Agenţia Naţională de Administrare Fiscală, în termenul legal, a elementelor contractului individual de muncă şi a sumelor aferente drepturilor salariale	Cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii , pentru fiecare persoana  care urmeaza sa se afle intr-un raport de munca cu angajatorul	amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei pentru fiecare persoană neînregistrată în Registru;	Art.9 alin.2 lit.a HG 295 Atentie -declarat la anaf si neinregistrat la ITM sau platit angajat fara inregistrare ITM
3	Netransmiterea datelor: -data transferului, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face transferul în condiţiile legii;	în termen de 5 zile lucrătoare de la data transferului, respectiv de la data preluării prin transfer;	amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei	Art.9 alin.2 lit.b HG 295
4	Netransmiterea datelor : – data la care începe  detaşarea, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face detaşarea – data la care încetează detaşarea, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face detaşarea	–cel târziu în ziua anterioară datei de începere   –cel târziu în ziua anterioară încetare a detaşării salariatului;	cu amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei pentru fiecare situaţie de detaşare neînregistrată în Registru;	Art.9 alin.2 lit.c HG 295
5	Netransmiterea datelor : – data la care începe şi data la care încetează detaşarea transnaţională, -statul în care urmează să se realizeze detaşarea transnaţională, -denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, – natura acestei activităţi;	– cel târziu în ziua anterioară datei de începere încetare a detaşării salariatului pe teritoriul altui stat;   – cel târziu în ziua anterioară încetare a detaşării salariatului pe teritoriul altui stat;	cu amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei pentru fiecare situaţie de detaşare neînregistrată în Registru;	Art.9 alin.2 lit.n HG 295 -Detaşarea transnaţională , situaţia în care o întreprindere stabilită într-un stat membru sau pe teritoriul Confederaţiei Elveţiene, în cadrul prestării de servicii transnaţionale, detaşează pe teritoriul altui stat membru salariaţi cu care are stabilite raporturi de muncă, în situaţiile reglementate art.5 ** (art. 2 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 16/2017)
6	Netransmiterea datelor : – data la care începe si data la care încetează detaşarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spaţiului Economic European – statul în care urmează să se realizeze detaşarea, denumirea – beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;	– cel târziu în ziua anterioară datei de începere încetare a detaşării salariatului pe teritoriul altui stat;   – cel târziu în ziua anterioară încetare a detaşării salariatului pe teritoriul altui stat;	amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei pentru fiecare situaţie de detaşare neînregistrată în Registru;	Art.9 alin.2 lit.n HG 295
7	Netransmiterea datelor: – perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual de muncă, altele decat cele de la nr.crt. , 8 si 9.	– cel târziu în ziua anterioară datei suspendării –cel tarziu in ziua anterioara datei încetării suspendării,	amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei pentru fiecare situaţie de suspendare neînregistrată în Registru.	Art.9 alin.2 lit.n HG 295   *** tipuri de suspendari,
8	Netransmiterea datelor: -perioada , cauza de suspendare si data incetarii suspendarii contractului individual de munca   în baza certificatelor medicale,	– în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical	amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei pentru fiecare situaţie de suspendare neînregistrată în Registru.	Art.9 alin.2 lit.n HG 295
9	Netransmiterea datelor : -perioada , cauza de suspendare si data incetarii suspendarii contractului individual de munca  in cazul absentelor nemotivate – perioada , cauza de suspendare si data incetarii suspendarii contractului individual de munca  in cazul in caz de forta majora	–în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării;	amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei pentru fiecare situaţie de suspendare neînregistrată în Registru.	Art.9 alin.2 lit.n HG 295
10	Netransmiterea modificarilor aduse: -(b) datele de identificare ale salariaţilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, numărul de identificare fiscală – NIF, cetăţenia şi ţara de provenienţă – Uniunea Europeană – UE, din afara Uniunii Europene, Spaţiul Economic European – SEE;     – (c )pentru persoanele cu dizabilităţi, gradul, tipul de handicap şi durata certificatului de încadrare în grad şi tip de handicap;       -(e)funcţia/ocupaţia, conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor din România sau altor acte normative;   -(f) tipul contractului individual de muncă durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/determinate – (g)locul de muncă, respectiv fix sau mobil; -(i) durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia;           -(j)salariul de bază lunar brut, indemnizaţiile, sporurile, precum şi alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă	-(b) în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a documentului din care rezultă modificarea intervenită. -c) în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a documentului din care rezultă modificarea intervenită. -(e,f,g,i) cel târziu în ziua anterioară producerii modificării. Excepţie fac situaţiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia.   (j)în termen de 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării. Excepţie fac situaţiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia.	amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei	Art.9 alin.3 lit.a HG 295
11	Netransmiterea modificarilor aduse : -(m) data la care începe şi data la care încetează detaşarea, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face detaşarea; -(n) data la care începe şi data la care încetează detaşarea transnaţională, statul în care urmează să se realizeze detaşarea transnaţională, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi; -(o)data la care începe şi data la care încetează detaşarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spaţiului Economic European, statul în care urmează să se realizeze detaşarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi	– cel târziu în ziua anterioară producerii modificării	amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei	Art.9 alin.3 lit.b
12	Netransmiterea modificarilor aduse : – datele de identificare ale angajatorului, cum ar fi: denumirea, codul unic de identificare – CUI, codul de identificare fiscală – CIF, sediul social, numele şi prenumele reprezentantului legal – pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, domiciliul – pentru persoanele fizice;	în termen de 3 zile lucrătoare de la data producerii modificării.	amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei	Art.9 alin.3 lit.c HG 295
13	Netransmiterea modificarilor aduse : -(p) perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual de muncă                                       -(q) data şi temeiul legal al încetării contractului individual de muncă	-(p) cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/datei încetării suspendării, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical, a absenţelor nemotivate, precum şi a situaţiilor de suspendare în caz de forţă majoră, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării;   -(q) cel târziu la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoştinţă a evenimentului ce a determinat, în condiţiile legii, încetarea contractului individual de muncă.	amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei	Art.9 alin.3 lit.d HG295
14	completarea Registrului cu date eronate sau incomplete	–	amendă de la 3.000 lei la 6.000 lei	Art.9 alin.4 lit.a HG295
15	Nerespectarea prevederilor : – Prestatorii (societati externalizate) nu pot subcontracta serviciile de completare şi transmitere a datelor în Registru încredinţate de angajator. –  Angajatorii care au contractat serviciul de completare şi transmitere a datelor în Registru au obligaţia de a completa şi transmite în acesta următoarele date: a)datele de identificare ale prestatorului – codul unic de identificare – CUI/codul de identificare fiscală – CIF, denumirea prestatorului, sediul social, numele şi prenumele reprezentantului legal în cazul persoanei juridice; b)data încheierii contractului de prestări servicii; c)data de început al prestării de servicii; d)durata contractului de prestări servicii; e)data încetării contractului de prestări servicii. – Transmiterea datelor prevăzute mai sus se realizează în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii, respectiv a încetării contractului de prestări servicii.	-3 zile lucrătoare de la contractului de prestări servicii.   -3 zile lucratoare încetării contractului de prestări servicii.	amendă de la 3.000 lei la 6.000 lei	Art.9 alin.4 lit.b HG 295
16	Incalcarea obligatiei de a pastra dosarul personal la sediul angajatorilor sau, dupa caz , la sediul secundar  care are delegată competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă.	–	Amenda de la 3.000 lei la 6.000 lei	Art.9 alin.5 HG 295
17	Incalcarea de catre angajator: – La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia copii ale documentelor existente în dosarul personal, în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării. – Documentele sunt eliberate în copie certificată pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator – La încetarea activităţii salariatului, angajatorii au obligaţia să îi elibereze acestuia o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, precum şi un extras din Registru, certificat prin semnătură, în condiţiile legii. – La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, astfel cum rezultă din Registru şi din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la data solicitării. – Dosarele personale ale fiecărui salariat se păstrează în condiţii corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum şi respectarea prevederilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal şi ale art. 25 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, referitoare la statele de plată. Angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiţii, precum şi pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor obligaţii.	– în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării.                   – în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la data solicitării.         – timp de 5 ani calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.	amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei	Art.9 alin.6 HG295
18	Angajatorii au obligatia de a se inregistra in REGES-ONLINE (Registru)	-termen de 6 luni (pana la 30 septembrie 2025)	Amenda de la 15.000 la 20.000 lei	Art.11 alin.3 HG 295
19	Angajatorii au obligaţia de a completa şi de a transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic care face obiectul soluţiei tehnice pentru transmiterea datelor în registru de către angajatori	-termen de 6 luni (pana la 30 septembrie 2025)	Amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei	Art.11 alin.4 HG 295

Observatii:

– * Asiguraţii au obligaţia de a înştiinţa plătitorii de indemnizaţii de asigurări sociale de sănătate privind apariţia stării de incapacitate temporară de muncă şi privind datele de identificare, respectiv numele medicului curant şi unitatea în care funcţionează acesta, în termen de 24 ore de la data acordării concediului medical. În situaţia în care apariţia stării de incapacitate temporară de muncă a intervenit în zilele declarate nelucrătoare, asiguraţii au obligaţia de a înştiinţa plătitorii de indemnizaţii de asigurări sociale de sănătate în prima zi lucrătoare. Certificatul de concediul medical se prezinta angajatorului pana cel tarziu la data de 5 a lunii urmatoare celei pentru care a fost acordat concediul (art.60 Normele de aplicare ale OUG nr.158/2005).Pentru certificatele de concediu medical in urmatoarele situatii :

a) în caz de sarcină şi lăuzie (numai concediu medical pentru maternitate);

b) pentru perioada de internare în spital;

c) pentru imobilizare în sisteme de imobilizare specifice aparatului locomotor, numai de către medicul ortoped/chirurg;

d) situaţii pentru care este necesar avizul medicului expert al asigurărilor sociale peste 90 de zile

e) în caz de carantină;

f) pentru pacienţii cu afecţiuni oncologice

g) în cazul bolilor infectocontagioase pentru care se impune măsura izolării, potrivit legii;

h) în cazul unor tipuri de arsuri, inclusiv pentru perioada de recuperare, prevăzute la art. 18 alin. (5)

i) pentru îngrijirea pacientului cu afecţiuni oncologice;

j) pentru supravegherea şi îngrijirea copilului pentru care sa dispus măsura carantinei sau a izolării.

k) în caz de deces al beneficiarului sau, după caz, al pacientului cu afecţiuni oncologice.

l) pentru certificatele de risc maternal în continuare

m) în cazul transferului pacientului la alt spital.,certificatul de concediu medical se va depune la platitor pana cel mai tarziu la sfarsitul lunii in care s-a eliberat certificatul medical. (art.60 Normele de aplicare ale OUG nr.158/2005).

**-Detasarea transnationala definitie art. 2 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 16/2017- detaşare transnaţională – situaţia în care o întreprindere stabilită într-un stat membru sau pe teritoriul Confederaţiei Elveţiene, în cadrul prestării de servicii transnaţionale, detaşează pe teritoriul altui stat membru salariaţi cu care are stabilite raporturi de muncă, în situaţiile reglementate de art. 5, care sunt:

a) detaşarea unui salariat pe teritoriul României, în numele întreprinderii şi sub coordonarea acesteia, în cadrul unui contract încheiat între întreprinderea care face detaşarea şi beneficiarul prestării de servicii care îşi desfăşoară activitatea pe teritoriul României, dacă există un raport de muncă, pe perioada detaşării, între salariat şi întreprinderea care face detaşarea;

b) detaşarea unui salariat la o unitate sau la o întreprindere care aparţine grupului de întreprinderi, situată pe teritoriul României, dacă există un raport de muncă, pe perioada detaşării, între salariat şi întreprinderea care face detaşarea;

c) punerea la dispoziţie a unui salariat, de către un agent de muncă temporară, la o întreprindere utilizatoare stabilită sau care îşi desfăşoară activitatea pe teritoriul României, dacă există un raport de muncă, pe perioada detaşării, între salariat şi agentul de muncă temporară.(

    Prezenta lege se aplică în situaţia în care întreprinderile , întreprinderilor stabilite pe teritoriul României care, în cadrul prestării de servicii transnaţionale, detaşează, pe teritoriul unui stat membru, altul decât România, sau pe teritoriul Confederaţiei Elveţiene, salariaţi cu care au stabilite raporturi de muncă, în condiţiile prevăzute

 iau decizia punerii în aplicare a uneia dintre următoarele măsuri cu caracter transnaţional:

a) detaşarea unui salariat de pe teritoriul României, în numele întreprinderii şi sub coordonarea acesteia, în cadrul unui contract încheiat între întreprinderea care face detaşarea şi beneficiarul prestării de servicii care îşi desfăşoară activitatea pe teritoriul unui stat membru, altul decât România, sau pe teritoriul Confederaţiei Elveţiene, dacă există un raport de muncă, pe perioada detaşării, între salariat şi întreprinderea care face detaşarea;

b) detaşarea unui salariat de pe teritoriul României la o unitate sau la o întreprindere care aparţine grupului de întreprinderi, situată pe teritoriul unui stat membru, altul decât România, sau pe teritoriul Confederaţiei Elveţiene, dacă există un raport de muncă, pe perioada detaşării, între salariat şi întreprinderea care face detaşarea;

c) punerea la dispoziţie a unui salariat, de către un agent de muncă temporară, la o întreprindere utilizatoare stabilită sau care îşi desfăşoară activitatea pe teritoriul unui stat membru, altul decât România, ori pe teritoriul Confederaţiei Elveţiene, dacă există un raport de muncă, pe perioada detaşării, între salariat şi agentul de muncă temporară.

*** Tipuri de suspendari (articol /codul muncii)

1.  Art. 50, Lit. (d)- Exercitarea unei functii in cadrul unei autoritati executive, legislative ori judecatoresti;
2. Art. 50, Lit. (e)- Indeplinirea unei functii de conducere salarizate in sindicat;
3. Art. 50, Lit. (i)- Alte cazuri expres prevazute de lege;
4. Art. 51, Alin. 1, Lit. (a)- Concediu pentru cresterea copilului in varsta de pana la 2 ani sau, in cazul copilului cu handicap, pana la implinirea varstei de 3 ani;
5. Art. 51, Alin. 1, Lit. (b)- Concediu pentru ingrijirea copilului bolnav in varsta de pana la 7 ani sau, in cazul copilului cu handicap, pentru afectiuni intercurente, pana la implinirea varstei de 18 ani;
6. Art. 51, Alin. 1, Lit. (c)- Concediu paternal;
7. Art. 51, Alin. 1, Lit. (d)- Concediu pentru formare profesionala;
8. Art. 51, Alin. 1, Lit. (e)- Exercitarea unei functii elective in cadrul organismelor profesionale constituite la nivel central sau local, pe toata durata mandatului;
9. Art. 51, Alin. 1, Lit. (f)- Participarea la greva;
10. Art. 51, Alin. 1, Lit. (g)- Concediu de acomodare;
11. Art. 52, Alin. 1, Lit. (b)- In cazul in care salariatul a fost trimis in judecata pentru fapte penale incompatibile cu functia detinuta, pana la ramanerea definitiva a hotararii judecatoresti;
12. Art. 52, Alin. 1, Lit. (c)- In cazul intreruperii sau reducerii temporare a activitatii, fara incetarea raportului de munca, pentru motive economice, tehnologice, structurale sau similare;
13. Art. 52, Alin. 3- In cazul intreruperii sau reducerii temporare a activitatii, pentru motive economice, tehnologice, structurale sau similare, pe perioade care depasesc 30 de zile lucratoare;
14. Art. 54- Suspendare prin acordul partilor- ex: concediu fara salariu;
15. OUG 111/2010, Art. 11, Alin. 2- Concediu fara plata al persoanei care a solicitat initial concediul si indemnizatia pentru cresterea copilului, in situatia in care persoana care are dreptul la cel putin o luna din perioada totala a concediului de crestere a copilului, nu a solicitat dreptul la concediul care ii revine;
16. OUG 111/2010, Art. 31, Alin. 1- Concediu pentru ingrijirea copilului cu dizabilitati, care a implinit varsta de 3 ani, pana la varsta de 7 ani;

–   Constatare contraventiilor si aplicarea sanctiunilor se fac de catre inspectorii de munca ( art.9 alin.7 HG 295)

–  Contravenţiilor prevăzute în prezenta hotărâre le sunt aplicabile dispoziţiile Ordonanţei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările şi completările ulterioare.