Cu timpul, administrarea de personal si salarizarea au cunoscut diverse forme. Pornindu-se de la rapoarte intocmite manual, tabele si diferite evidente de personal, pana la programe informatice special realizate pentru fluidizarea intocmirii numarului mare de documente.
Este necesar sa mentionam faptul ca administrarea de personal si salarizarea sunt doua lucruri diferite, care in companiile cu un numar mai mare de angajati se efectueaza de catre persoane sau chiar departamente diferite. Ambele sunt insa extrem de importante, facand referire la resursa umana, la oameni, acestia fiind cei de care depinde intreaga activitate a unei companii, iar administrarea, planificarea si efectuarea acestor activitati necesita o atentie sporita.
Indiferent de departamentul in care lucrezi, este important sa ai mijloacele necesare inregistrarii si emiterii corecte a documentelor care au legatura cu salariatii. Daca utilizezi aplicatiile Wizrom, pentru partea de management al resurselor umane ai softul de HR WizOne-Human Resources Management, in timp ce, partea de salarizare si administrare de personal este asigurata prin WizSalary.
Ce inseamna fiecare din aceste activitati si cine este responsabil de fiecare intr-o companie?
1.Administrarea de personal
In general, administrarea de personal este responsabilitatea inspectorului de resurse umane. In practica, insa, in functie de dimensiunea firmei, sunt intalnite diferite situatii, aceasta activitate putand fi realizata de administrator, contabil sau de catre o alta persoana din cadrul companiei.
Administrarea personalului reprezinta o activitate complexa care incepe cu procesul de angajare (anunt de angajare, analiza CV-uri , interviu) si se finalizeaza la incetarea contractului individual de munca, odata cu eliberarea ultimelor adeverinte.
Activitatea unui inspector de resurse umane incepe cu procesul de angajare, atunci cand in sarcina lui cad elaborarea anuntului de angajare, selectia CV-urilor si sustinerea interviului. In anumite cazuri, daca specificul firmei necesita, interviul poate fi sustinut de o persoana cu experienta pe domeniul pentru care se solicita angajarea.
Odata ce persoana potrivita a fost gasita, urmeaza solicitarea documentelor necesare angajarii in vederea realizarii dosarului de personal. Fiecare angajator este obligat ca, la incadrarea in munca, sa intocmeasca si sa gestioneze un dosar de personal pentru fiecare dintre salariati, pe care sa il prezinte inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
De regula, dosarele de personal cuprind:
- adeverinta medicala obligatorie care se solicita la angajare, in caz contrar contractul de munca este considerat nul;
- copii dupa actele de studii si certificatele de participare la cursuri de instruire sau perfectionare;
- fisa postului;
- contractul individual de munca;
- actele aditionale in cazul in care exista modificari la contractul individual de munca;
- adeverinta privind stagiul de cotizare, in cazul care persoana a mai fost angajata anterior;
- deciziile de incetare/suspendare a contractului;
- CV-ul;
- copie dupa cartea de identitate a angajatului;
- declaratia pe propria raspundere privind functia de baza – daca este cazul;
- copie dupa permisul de conducere – daca se va conduce masina in scopul firmei;
- declaratia salariatului privind persoanele aflate in intretinere.
Intocmirea si incheierea contractelor individuale de munca. Contractul individual de munca se incheie pe baza consimtamantului partilor, in forma scrisa, in limba romana. Forma scrisa este obligatorie pentru incheierea valabila a contractului.
Modificarea, incetarea sau suspendarea contractului individual de munca tine tot de administrarea personalului.
Iata mai jos o lista detaliata a ce cuprinde partea de administrare de personal, exemplificata pe aplicatia Wizrom, o aplicatie complexa si completa de administrare personal.
Astfel, modulul administrare personal contine:
- definirea si gestiunea structurii organizatorice
- administrarea functiilor interne
- administrarea gradului de ocupare
- managementul angajarilor: introducerea noilor angajati pe pozitia definita in organigrama, ceea ce presupune introducerea campurilor obligatorii pentru generare CIM si Revisal. Aplicatia calculeaza automat termenele de trimitere in REVISAL, permite setarea unui pachet de beneficii pentru fiecare angajat si contine un pachet de validari precum validarea CNP-ului, CI expirata, CNP duplicat.
- generarea contractelor de munca: aplicatia are un model de CIM actualizat care se completeaza automat cu toate datele angajatului
- administrarea procedurii complete de angajare (inclusiv opis si dosar electronic): aplicatia permite definirea OPIS-ului pentru documentele necesare la angajare cu posibilitatea de bifare a documentelor primite din lista de cerinte si de incarcare in forma scanata (ex. CI; cont IBAN, contract de confidentialitate, adeverinta de la fostul angajator)
- administrarea datelor angajatilor
- administrarea si procesarea modificarilor de clauze contractuale care necesita act aditional (ex. modificari de functie, salariu de incadrare etc) si generarea acestor acte aditionale
- administrarea tututor tipurilor de suspendari si generarea documentelor aferente
- administrarea incetarilor si generarea tuturor documentelor necesare
- administrarea oricaror alte modificari (buletin, adresa, persoane noi in intretinere samd)
REVISAL
Una din activitatile care solicita cea mai mare atentie in ceea ce priveste raportarile este completarea si transmiterea corecta a REVISAL-ului, aplicatia pusa la dispozitie de ITM.
Aplicatia WIZROM permite generarea fisierului REVISAL cu respectarea termenelor legale in vigoare sau in functie de data de intrare in vigoare a modificarilor. In cazul in care nu se opteaza pentru generarea REVISAL din aplicatie, este posibila monitorizarea statusului REVISAL (confirmare transmitere/ depunere modificare).
Adeverinte
Nu in ultimul rand, partea de administrare de personal presupune eliberarea de adeverinte pentru angajati, pentru diverse scopuri: adeverinte de vechime, de sanatate, de venit, de CIC, etc. Toate acestea se pot obtine din softul de salarizare de la Wizrom si, in plus, mai exista cateva facilitati foarte utile, care te scutesc de tinerea altor evidente externe:
- gestionarea echipamentelor / obiectelor de inventar puse la dispozita salariatului
- evidenta controalelor medicale periodice
- evidenta certificarilor si/ sau autorizatiilor cu perioada de valabilitate limitata (care necesita reinoire)
- evidenta cercetarilor disciplinare (inclusiv istoricul sanctiunilor si perioada de valabilitate)
- aplicatia are inclusiv o sectiune News in care pot fi uploadate informari sau proceduri (ex. Actualizare ROI)
Asadar, partea de administrare de personal este foarte complexa si presupune o buna cunoastere a legislatiei, o administrare riguroasa a sarcinilor de lucru, o respectare stricta a termenelor si o aplicatie completa si complexa.
2.Salarizarea
Daca pentru partea de administrare de personal este esential sa ne uitam cu atentie la oameni, in cazul salarizarii, atentia se indreapta asupra calculelor, iar responsabil pentru corectitudinea intocmirii acestora este, de regula, contabilul.
Un contabil (responsabil HR) pe langa calculul salarial, trebuie sa intocmeasca si alte documente justificative care sa explice fiecare suma calculata cuprinsa in salariu. In acest sens, trebuie introduse pontajele si intocmit statul de plata (sau statul de salarii).
Intocmirea statului de plata este una dintre cele mai importante activitati legate de salarizare.
Astfel, in vederea intocmirii statului de plata, este necesar ca angajatorul sa inmaneze luna de luna contabilului, responsabilului HR sau companiei de servicii de externalizare urmatoarele documente: foaia colectiva de prezenta/pontaje
- cererile de concedii de odihna;
- concedii medicale;
- concedii fara plata;
- retineri din salariu (daca este cazul);
- bonusuri/prime.
Statul de plata trebuie arhivat pe o perioada de 50 de ani la compartimentul financiar contabil
In mod obligatoriu, un stat de plata trebuie sa contina:
- denumirea societatii pentru care se intocmeste statul de plata;
- numele si prenumele salariatilor;
- venitul brut;
- contributia asigurarilor sociale;
- contributia asigurarilor sociale de sanatate;
- contributia asiguratorie pentru munca;
- impozit;
- deducere personala;
- venitul net;
- venit baza de calcul;
- salariu net
Partea de salarizare la nivelul unei firme este la randul sau o activitate complexa. Ilustrata prin prisma softului WizSalary, aceasta presupune:
- gestionarea avansurilor la salarii, ca suma sau ca procent
- gestionarea primelor
- stabilirea mediei de calcul pentru concedii de odihna (aceasta este propusa automat de aplicatie)
- generarea declaratiei 112
- cererea de recuperare sume FNUASS
- generarea centralizatorului pentru concedii medicale
- generarea de state de plata centralizatoare
- generarea de note contabile
- state individuale de plata
- pregatirea fisierelor de plata pentru banca
- generarea de fluturasi de salariu pe email
- rapoarte statistica
Pontajul reprezinta baza de introducere a datelor de prezenta in vederea calculului salarial. El este , un document justificativ din care rezulta numarul de ore lucrate de catre salariat intr-o anumita perioada, de regula o luna calendaristica.
Pentru ca intocmirea pontajului necesita destul de mult timp, mai ales daca numarul angajatilor dintr-o companie este mare, HR WizOne genereaza mult mai usor pontajul pentru fiecare angajat in parte intr-un timp foarte scurt.
Iata un model de pontaj electronic generat din HR WizOne:
In concluzie, indiferent ca o companie are unul sau mai multi angajati, ea trebuie sa treaca prin toate aceste obligatii legale. Aplicatiile potrivite o pot ajuta sa simplifice acest proces, asigurand-o ca beneficiaza de mai multe facilitati, ca scurteaza timpul de prelucrare si reduce erorile din proces.
