Potrivit legii contabilitatii (Legea 82/1991) se pastreaza in arhiva timp de 5 ani:
- registrele de contabilitate obligatorii
- documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară
- statele de salarii.
Cei 5 ani se calculeaza de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar.
Situatiile financiare se pastreaza in arhiva timp de 10 ani.
Un alt act normativ care reglementeaza arhivarea este Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile.
Acesta prevede ca entitățile au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operațiunilor economico-financiare.
Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.
În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.
Utilizatorii SmartBill pot sa isi genereze usor arhiva electronica direct din aplicatie.
Se pot genera toate documentele contabile precum jurnalele, balantele, fisele de cont, in format electronic, in pdf sau excel.
Acestea se pot printa, sau salva local in fisere.
De asemenea, se pot genera ori de cate ori este necesar, direct din aplicatie.
Informatia se poate exporta in 3 modalitati: csv, excel sau pdf sau se poate tipari direct:
In sectiunea de Rapoarte, in SmartBill Conta se regasesc marea majoritate a documentelor care trebuie pastrate in arhiva, astfel incat procesul de arhivare este foarte rapid.
Ordinul 2634/2015 mai prevede ca in cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislația în vigoare, cu condiția să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor de control.
Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, și de către operatori economici autorizați, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. Și în acest caz răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității beneficiare.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitățile trebuie să prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.
Un element foarte important de mentionat este ca facturile emise din SmartBill (facturile de vanzare) pot fi exportate in masa in format pdf si arhivate electronic. Nu este necesar sa se intre pe fiecare factura in parte si sa se salveze. Arhiva se poate genera dintr-un singur click.
Pentru aceasta se intra in aplicatia de facturare – documente emise- Facturi, se selecteaza toate facturile dorite:
Apoi, se alege butonul Exporta PDF:
In concluzie, procesul de arhivare se poate transforma dintr-o activitate greoaie si consumatoare de timp, intr-un proces simplu de efectuat si rapid.
