Cele 10 documente folosite pentru contabilitatea in partida simpla

Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!

Cele 10 documente folosite pentru contabilitatea in partida simpla

1. Registrul jurnal de incasari si plati

Registrul-jurnal de încasări și plăți este documentul contabil care servește la înregistrarea încasărilor și plăților aferente activității persoanelor care conduc evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă simplă.

Se întocmește într-un exemplar, înregistrarea operațiunilor pe baza documentelor justificative făcându-se distinct, pe fiecare operațiune de încasare/plată.

Registrul jurnal de incasari si plati este folosit pentru inregistrarea operatiunilor in numerar, cat si pentru cele efectuate prin contul curent de la banca, la valoarea prevazuta in documentele justificative, inclusiv taxa pe valoare adaugata.

2. Registru – inventar

Registrul-inventar servește ca document contabil de înregistrare a elementelor de natura activelor și datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creanțele și datoriile).

Se întocmește de către persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă, într-un exemplar.

Registrul-inventar se completează la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar, precum și cu ocazia încetării activității.

3. Fisa mijlocului fix

Servește ca document pentru evidența analitică a mijloacelor fixe.

Se întocmește într-un exemplar pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de același fel și de aceeași valoare care au aceleași cote de amortizare și sunt puse în funcțiune în aceeași lună.

Se completează pe baza documentelor justificative privind mișcarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completării, îmbunătățirii, modernizării sau reevaluării lor.

4. Factura

Factura este un instrument ce atesta o tranzactie comerciala, fiind emisa de furnizorul de bunuri sau servicii catre client si care creeaza in sarcina acestuia din urma obligatia de plata aferenta achizitiei. Este cu siguranta cel mai utilizat document contabil.

Semnarea şi ştampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie să le conţină factura.

Persoana impozabilă trebuie să asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un terţ în numele şi în contul său, precum şi a tuturor facturilor primite.

5. Aviz de insotire a marfii

Servește ca:

• document de însoțire a mărfii pe timpul transportului;
• document ce stă la baza întocmirii facturii;
• dispoziție de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași unități;
• document de primire în gestiunea cumpărătorului sau în gestiunea primitoare din cadrul aceleiași unități în cazul transferului.

Se întocmește în trei exemplare de către unitățile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, datorită unor condiții obiective și cu totul excepționale, făcându-se mențiunea “Urmează factura”.

6. Lista de inventariere

Servește ca:

• document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unității;
• document pentru stabilirea lipsurilor și plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale) și a altor valori (elemente de trezorerie etc.);
• document justificativ de înregistrare în evidența magaziilor (depozitelor) și în contabilitate a plusurilor și minusurilor constatate;
• document pentru întocmirea registrului-inventar;
• document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri;
• document centralizator al operațiunilor de inventariere. 

Se întocmește într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situațiile prevăzute de dispozițiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unității și separat pentru cele aparținând altor unități, aflate asupra personalului unității la data inventarierii, primite pentru prelucrare, și se semnează de către membrii comisiei de inventariere și de către gestionar.

7. Chitanta

 Servește ca:

• document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unității;
• document justificativ de înregistrare în registrul de casă (cu respectarea Regulamentului operațiunilor de casă) și în contabilitate.

Se întocmește în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unității și se semnează de acesta pentru primirea sumei.

Circulă la depunător (exemplarul 1, cu ștampila unității). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operațiunilor efectuate în registrul de casă.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2).

8. Chitanta pentru operatiuni in valuta

Servește ca:

• document justificativ pentru depunerea unei sume în valută, în numerar, la casierie;
• document justificativ de înregistrare în registrul de casă (în valută) și în evidența contabilă.

Se întocmește de persoanele care efectuează operațiuni în devize, în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată în valută.

Circulă la depunător (exemplarul 1). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operațiunilor înregistrate în registrul de casă (în valută).

9. Dispoziţia de plată/încasare către casierie

Dispozitia de plata/incasare catre casierie serveste ca:

• dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
• dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
• document justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

Dispozitia de plata/incasare catre casierie se intocmeste:

• in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (ex.: stat de salarii sau lista de avans chenzinal );

• in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale ;

• in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata)

10. Statele de salarii

Serveşte ca:

• document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al contribuţiilor şi al altor sume datorate;
• document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se întocmeşte într-un exemplar sau în două exemplare, după caz, lunar, pe secţii, ateliere, servicii, pe baza documentelor de evidenţă a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizaţi în acord, a evidenţei şi a documentelor privind reţinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihnă, certificatelor medicale.

Se semnează, pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care determină salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii.

Cat timp trebuie pastrate documentele folosite la conducerea contabilitatii in partida simpla?

Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă au obligaţia să păstreze în arhiva lor registrele de contabilitate şi documentele justificative care au stat la baza evidenţierii operaţiunilor economico-financiare în contabilitatea în partidă simplă.

Termenul legal de pastrare a documentelor utilizate de contribuabili care conduc contabilitatea in partida simpla s-a modificat de la 1 martie, cu intrarea in vigoare a Ordinului 170/2015.

Dupa noile reglementari documentele justificative trebuie pastrate 5 ani, raportat la legea veche cand trebuiau pastrate 10 ani.

Documentele justificative care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de utilizare mai mare, se păstrează pe perioada de utilizare a bunurilor.

EXCEPTIE!

Statele de salarii se pastreaza o perioada de 50 de ani in arhiva societatilor.