Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Potrivit pct. 98 din Nomele de aplicare ale Codului Fiscal, pentru ca o factură să fie considerată factură electronică, aceasta trebuie să fie emisă şi primită în format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind opţiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip “xml”, “pdf”.
De retinut este ca:
Facturile create pe suport hârtie care sunt scanate, trimise și primite în format electronic sunt considerate facturi electronice.
Facturile create în format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise și primite pe suport hârtie nu sunt considerate facturi electronice.
Acceptarea de client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum și un accept tacit, cum ar fi faptul că a procedat la procesarea ori plata facturii electronice. Acceptul clientului de a utiliza factura electronică reprezintă confirmarea acestuia că deține mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum și că are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea facturii.
Ce presupune autencititatea originii potrivit Codului Fiscal?
Asigurarea autenticității originii facturii, prevăzută la art. 319 alin. (25) din Codul fiscal, este obligația atât a furnizorului/prestatorului, cât și a beneficiarului, persoane impozabile. Fiecare în mod independent trebuie să asigure autenticitatea originii. Furnizorul/Prestatorul trebuie să poată garanta că factura a fost emisă de el sau a fost emisă în numele și în contul său, de exemplu, prin înregistrarea facturii în evidențele sale contabile. Beneficiarul trebuie să poată garanta că factura este primită de la furnizor/prestator sau de la o altă persoană care a emis factura în numele și în contul furnizorului/prestatorului, în acest sens putând opta între verificarea corectitudinii informațiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului menționat pe factură și asigurarea identității acestuia sau a persoanei care a emis factura în numele și în contul furnizorului/prestatorului. Verificarea corectitudinii informațiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului menționat pe factură presupune asigurarea din partea beneficiarului că furnizorul/prestatorul menționat pe factură este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se referă factura. În scopul îndeplinirii acestei obligații, beneficiarul poate aplica orice control de gestiune care să permită stabilirea unei piste fiabile de audit între factură și livrare/prestare. Asigurarea identității presupune garantarea de către beneficiar a identității furnizorului/prestatorului sau a persoanei care a emis factura în numele și în contul acestuia, de exemplu, prin intermediul unei semnături electronice avansate ori prin schimb electronic de date, și asigurarea că furnizorul/prestatorul menționat pe factură este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se referă factura.
Ce presupune integritatea continutului unei facturi?
Integritatea conținutului unei facturi prevăzută la art. 319 alin. (25) din Codul fiscal trebuie asigurată atât de furnizor/prestator, cât și de beneficiar, dacă acesta este persoană impozabilă. Fiecare în mod independent poate să aleagă metoda prin care să își îndeplinească această obligație sau ambii pot conveni să asigure integritatea conținutului, de exemplu, prin intermediul unei tehnologii precum EDI sau prin semnătură electronică avansată. Persoana impozabilă poate să aleagă să aplice, de exemplu, controale de gestiune care să creeze o pistă fiabilă de audit între factură și livrare/prestare sau tehnologii specifice pentru asigurarea integrității conținutului facturii. Integritatea conținutului unei facturi nu are legătură cu formatul facturii electronice, factura putând fi convertită de către beneficiar în alt format decât cel în care a fost emisă, în vederea adaptării la propriul sistem informatic sau la schimbările tehnologice ce pot interveni de-a lungul timpului. În situația în care beneficiarul optează pentru asigurarea integrității conținutului prin folosirea unei semnături electronice avansate, la convertirea unei facturi dintr-un format în altul, trebuie să se asigure trasabilitatea modificării. În sensul prezentelor norme, prin formă se înțelege tipul facturii, care poate fi pe suport hârtie sau electronic, iar formatul reprezintă modul de prezentare a facturii electronice.
Ce presupune lizibilitatea unei facturi?
Lizibilitatea unei facturi, prevăzută la art. 319 alin. (25) din Codul fiscal, înseamnă că factura trebuie să fie într-un format care permite citirea de către om. Lizibilitatea trebuie asigurată din momentul emiterii/primirii până la sfârșitul perioadei de stocare, atât de furnizor/prestator, cât și de beneficiar. Factura trebuie prezentată astfel încât conținutul să fie ușor de citit, pe hârtie sau pe ecran, fără a necesita o atenție ori o interpretare excesivă. Pentru facturile electronice, această condiție se consideră îndeplinită dacă factura poate fi prezentată la cerere într-o perioadă rezonabilă de timp, inclusiv după un proces de conversie, într-un format care permite citirea de către om pe ecran sau prin tipărire. Persoana impozabilă trebuie să asigure posibilitatea verificării corespondenței dintre informațiile din fișierul electronic original și documentul lizibil prezentat. Lizibilitatea unei facturi electronice din momentul emiterii până la sfârșitul perioadei de stocare poate fi asigurată prin orice mijloace, însă utilizarea semnăturii electronice avansate sau EDI nu este suficientă în acest scop.
