Orice antreprenor emite la un moment dat in activitatea lui o factura. Este instrumentul de baza care conduce la incasarea veniturilor. Daca te-ai intrebat adesea de ce este atat de importanta factura si continutul ei, iata cateva puncte de vedere, din diferite perspective:
Pentru vanzator:
- Modul in care sunt emise documentele firmei reflecta imaginea acesteia. Daca documentele sunt dezordonate, intocmite in diverse formate vei da impresia ca nu ai suficienta seriozitate in fluxurile de business si ca nu acorzi importanta detaliilor .
- Iti poti sustine identitatea vizuala firmei prin utilizarea culorilor si formatelor specifice pe facturi.
- Daca facturile sunt complete si contin toate informatiile necesare vei putea fluidiza fluxul comunicarii cu clientii fiindca vei evita intrebari: ce produse ai facturat? care este contractul in baza caruia ai facturat? ce curs valutar ai utilizat?etc.
- Daca facturile contin informatiile tale fiscale si de contact corecte vei fi usor de identificat si contactat.
- Daca inserezi sigla pe documente clientii tai vor recunoaste mai usor facturile emise de tine din teancul de facturi si mai mult, poate vor fi interesati sa afle mai multe despre tine si despre alte produse sau servicii pe care le oferi, intrand pe site-ul tau.
- Daca scadentele sunt trecute pe factura vei fi sigur ca informatia este disponibila clientilor tai, si aceasta, impreuna cu reminderele de plata te vor ajuta sa incasezi la timp si mai usor.
Pentru cumparator:
- Daca esti cumparator si primesti o factura pentru o comanda vei vrea neaparat sa stii exact ce platesti prin mentionarea pe factura a bunurilor sau serviciilor achizitionate;
- Termenul de plata trecut pe factura sau data scadentei te va ajuta sa iti planifici pe viitor iesirile de numerar.
- Informatia este important sa fie usor identificabila vizual, respectiv campurile facturii sa fie ordonate logic, astfel incat sa nu trebuiasca sa cauti prea mult printre randurile documentului;
Pentru contabilii ambelor parti:
- O factura pe care sunt trecute mentiunile fiscale va fi mai usor de contabilizat corect. Un exemplu este mentiunea (la loc vizibil) a sintagmei: “TVA la incasare” sau grija pentru a trece sau nu RO-ul inaintea codului fiscal.
- Mentionarea denumirii exacte a produselor sau serviciilor face ca munca de inregistrare sa fie mai usoara si incadrarea lor pe conturi contabile sa fie corecta. Daca sunt trecute mentiuni generice , de exemplu: “servicii conform contract”- contabilul nu poate sti natura tranzactiei si va cere lamuriri suplimentare. Aceasta inseamna timp pierdut de ambele parti.
- Nu in ultimul rand atunci cand arhivezi facturile este important ca acestea sa fie ordonate, sa poata fi usor de indosariat. Arhiva este o activitate consumatoare de timp, de aceea emiterea lor ordonata, conform seriilor alocate, si in acelasi format este un mare ajutor.
In programul de facturare de la Smart Bill sunt implementate toate aceste idei. Iata cateva exemple concrete:
- RO-ul este preluat automat prin sincronizarea cu site-ul Ministerului de Finante, astfel ca nu trebuie sa iti faci griji sau sa verifici permanent daca un partener are sau nu RO;
- Sintagma TVA la incasare se seteaza la inceput la configurarea contului (se propune automat de catre aplicatie tot printr-o interogare a site-ului autoritatii fiscale.
- Exista un sistem de configurare a scadentelor foarte flexibil care va determina calcului si tiparirea scadentelor exacte pe facturi (mai mult, este inclus si un sistem de remindere);
- Se pot alege culorile si formatul fizic al documentului;
- Se pot alege informatiile care sa apara pe documente:
- Exista posibilitatea de a adauga pe factura codul produsului sau un camp suplimentar de descriere a produsului.
In plus, aplicatia de facturare a Smart Bill se poate conecta la aplicatia conexa de gestiune, ambele gazduite in cloud.
