Daca pentru intrarea in gestiune a stocurilor lucrurile stau mai simplu, descarcarea de gestiune este un proces mai complex, cu implicatii fiscale si contabile importante si care antreneaza de asemenea mai multe tipuri de documente.
Iata cateva lucruri bine de stiut privind descarcarea de gestiune si cateva exemple practice privind modul cum se poate opera concret acest lucru in aplicatia furnizata de Smart Bill, compania care ofera programe de facturare si gestiune gazduite in cloud.
1. Metoda de iesire din gestiune
La ieşirea din gestiune a stocurilor şi altor active fungibile, acestea se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate prin aplicarea uneia din urmatoarele metode:
· FIFO
· LIFO
· Cost mediu ponderat
Marea majoritate a companiilor folosesc metoda FIFO fiindca aceasta este o optiune logica. LIFO nu este o optiune acceptata de IFRS si este fezabila doar anumitor industrii (cum este cea petroliera, de exemplu), iar CMP se utilizeaza cu succes atunci cand stocurile achizitionate sunt atat de amestecate si omogene incat este imposibil de atribuit un cost unui anumit element de stoc).
Aplicatia Smart Bill gestiune utilizeaza ca metoda de descarcare de gestiune a stocurilor metoda FIFO.
Iata mai jos un extras din aplicatie, pentru o fisa de magazie a unui anumit produs din stoc:
2.Documentele de iesire din gestiune
Documentele de iesire din stoc sunt :
a) bonul de consum
b) avizul de insotire a marfii
c) factura
d) bonul de transfer
e) inventarul- sau mai precis procesul verbal privind rezultatele inventarierii.
Sa vedem cum se pot genera aceste documente din aplicatia Smart Bill :
a) Bonul de consum
Se utilizeaza atunci cand se dau in consum materialele din magazie (scaderea din gestiune) si pe baza lui se inregistreaza in contabilitate consumul de materiale (nota 6xx = 3xx).
Pentru aceasta se acceseaza Tranzactii pe stoc->Consum :
Apoi se solicita definirea seriei pentru acest tip de document, urmand introducerea datelor concrete:
Nota : la alegerea produsului care urmeaza a se consuma, aplicatia atentioneaza asupra cantitatii ramase in stoc.
b) Avizul de insotire a marfii
Pentru aceasta se acceseaza optiunea Vanzari si achizitii -> Vanzari ->Aviz:
Apoi se introduc datele de pe aviz :
Important! Se poate opta pentru a descarca sau nu gestiunea la finalizarea avizului, ceea ce confera flexibilitate in cazul diverselor situatii concrete din activitatea de zi cu zi. Optiunea este valabila la nivel de document.
c) Factura
Factura reflecta o iesire din gestiune a bunurilor si trebuie sa indeplineasca cerintele de continut mentionate in Codul Fiscal.
Despre modul in care poti emite facturile in aplicatia Smart Bill – poti sa citesti aici.
d) Bonul de transfer
Bonul de transfer este un document de predare a elementelor de stoc intre diverse gestiuni.
Iata mai jos o optiune foarte utila furnizata de Smart Bill . In fereastra de introducere a datelor de transfer exista optiunea de a bifa : Genereaza aviz din gestiunea predatoare si NIR in gestiunea primitoare. Daca se bifeaza acesta optiune se vor genera automat si cele doua documente mentionate. In caz contrar se genereaza doar bonul de consum.
Iata mai jos cateva lucruri mai concrete privind modul de efectuare a transferului:
i) daca se efectueaza transferuri intre gestiuni de tip cantitativ – valoric:
- aplicatia propune implicit generarea unui bon de transfer, acesta descarcand o gestiune si incarcand-o automat pe cealalta;
- se poate bifa optiunea de generare aviz si NIR, foarte utila in situatia in care cele doua gestiuni sunt in locatii diferite iar un simplu bon de transfer nu este suficient;
- daca nu se bifeaza optiunea de generare aviz si NIR, dar cele 2 gestiuni au adrese diferite in nomenclator, aplicatia va notifica utilizatorul si ii va propune sa aleaga optiunea cu aviz si NIR;
ii) daca cel putin una din gestiunile din transfer este de tip global-valoric, aplicatia va propune obligatoriu emiterea unui transfer pe baza de aviz si NIR .
iii) cand se genereaza un transfer pa baza de aviz + NIR se mai genereaza inca un document (proces verbal de transfer) care centralizeaza informatiile din cele doua documente.
In plus, totul se poate opera dintr-o singura fereastra.
e) Inventarul
Nu in ultimul rand, inventarul asigura descarcarea de gestiune si este operatiunea obligatorie cel putin o data pe an fiindca pune de acord inregistrarile scriptice cu situatia concreta si constituie baza pentru intocmirea situatiilor financiare.
In Smart Bill inventarul este gandit astfel incat sa poata fi folosit cat mai simplu si adaptat in functie de fluxul fiecarei companii.
Iata cateva exemple:
· Poti tipari o lista de inventar din aplicatie, o poti completa cu stocul faptic si apoi poti sa o inregistrezi in Smart Bill;
· Poti folosi un scanner de coduri de bare conectat la un laptop (cu fir sau wireless) si sa scanezi fiecare produs (cu posibilitatea de a specifica si cantitatea scanata, implicit fiind 1)
· Poti completa inventarul pe masura ce gasesti produsele
Ce se intampla in cazul in care apar tranzactii neprevazute de nici unul din cazurile de la a) la e) ?
Pot interveni de exemplu diverse corectii sau ajustari din perioade precedente pe care nu le poti incadra in nici unul din tiparele de mai sus.
Pentru aceasta in Smart Bill exista si optiunea f) Ajustare stoc care permite introducerea unor astfel de tranzactii atipice.
In fereastra de mai jos poti introduce motivul ajustarii si diverse observatii care sa te ajute sa iti amintesti care au fost cauzele si situatiile care au condus la astfel de corectii in eventualitatea in care urmeaza sa revii asupra acestor inregistrari la un moment dat in viitor.
3. In gestiunea oricarei entitati este important apoi sa setezi de la inceput tipul de gestiune : en gros sau en detail pentru ca se aplica metode diferite de evidenta analita a stocurilor.
Astfel, evidenta analitica a stocurilor se poate tine: cantitativ si valoric sau numai valoric prin folosirea a doua instrumente : inventarul permanent sau inventarul intermitent.
Alegerea unei metode sau a alteia depinde de situatia concreta a firmei.
Cum facem acest lucru in Smart Bill gestiune ?
In Nomenclatoare, atunci cand se definesc gestiunile trebuie ales tipul gestiunii care determina mai departe evaluarea fie cost de achizitie fie la pret de vanzare.
Acestea sunt numai trei din cele mai importante lucruri pe care trebuie sa le stii atunci cand organizezi gestiunea. Modalitatile de lucru la care ai acces sunt diferite :poti sa lucrezi manual sau poti sa apelezi un un gestionar “electronic” care sa automatizeze totul, insa trebuie sa cantaresti atent decizia fiindca implica: timp, costuri, eficienta si oportunitati.
