1.Termenul de NIR este prescurtarea de la Nota Interna de Receptie, denumirea sub care mai circula un document care de fapt in legislatie (O 2634/2015) poarta denumirea de Nota de receptie si constatare de diferente.
Acesta figureaza la categoria de documente dedicate bunurilor de natura stocurilor, desi in practica se mai utilizeaza de companii si pentru receptia mijloacelor fixe si obiectelor de inventar.Acest fapt se datoreaza utilitatii acestui document si a importantei pentru contabilitate a informatiilor pe care le contine.
2.Rolul NIR-ului este de:
- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru incarcarea in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
3.Fiind document justificativ de inregistrare in contabilitate trebuie sa contina
obligatoriu cel putin urmatoarele elemente:
– denumirea documentului;
– denumirea/numele și prenumele și, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmește documentul;
– numarul documentului si data intocmirii acestuia;
– menționarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
– continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
– datele cantitative si valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
– numele și prenumele, precum și semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.
4.NIR fara date valorice
In condiiile in care nu se inscriu datele valorice in Nota de receptie si constatare de diferente, este obligatoriu ca acestea sa se regaseasca intr-un alt document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor.
5.Cand este obligatorie intocmirea notei de receptie?
Nota de receptie si constatare de diferente se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:
- bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
- bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
- bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;
- marfurilor intrate în gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare.
Asadar, este obligatorie in comertul cu amanuntul si optionala in conditiile de mai sus.
Iata cum se intocmeste un NIR intr-o gestiune cantitativ-valorica in Smart Bill:
si un NIR intr-o gestiune global-valorica:
Asadar, la introducerea receptiei in gestiunea cu amanuntul avem in plus fata de gestiunea en gros pretul de vanzare.
In Smart Bill se intocmeste pentru gestiunea cu amanuntul o nota de receptie complexa care contine toate informatiile necesare pentru contabilitate:
- Cantitate
- Pret unitar de achizitie
- Valoare fara TVA
- Total TVA
- Adaos comercial: unitar si total;
- Pret de vanzare fara TVA;
- Tva la vanzare : aferent adaosului, unitar si total
- Valoarea vanzarii cu TVA- unitar si total.
Ai practic toate informatiile de care ai putea avea nevoie la un moment dat pe document, fara sa fie necesar sa faci nici un calcul suplimentar, asa cum se intampla in mod obisnuit.
In plus, pe receptii se poate activa o optiune de a afisa totalul pe cote TVA, astfel incat sa fie mai simpla inregistrarea in contabilitate.
In mod deosebit, pentru contabilul care primeste aceste NIR-uri, informatiile il pot scuti de calcule suplimentare care se efectueaza in cazul documentelor mai sarace in informatii.
Daca alegi sa iti automatizezi gestiunea cu Smart Bill iata ce facilitati mai ai la intocmirea NIR-urilor:
- Acestea se genereaza automat si pentru gestiunile global valorice dar si pentru cele cantitativ valorice;
- Pe acelasi document poti sa ai achizitii aferente unor gestiuni diferite: rezultatul este ca se va genera cate un NIR diferit pentru fiecare gestiune;
- Poti exporta receptiile in pdf, le poti tipari direct din aplicatie si ulterior intocmirii le poti anula, modifica, sterge, storna, asa cum doresti.
- Se poate aplica discount pe o receptie, atat procentual cat si valoric.
- Tot pe NIR se pot efectua si repartizari de cheltuieli, cum ar fi cea de transport.
