1.Daca lucrezi cu numerar inseamna ca trebuie sa ai o casierie a unitatii. Nu exista o reglementare care sa prevada restrictii cu privire la modul de pastrare a banilor in casierie (cum ar fi existenta unei case de bani) sau o limita de numerar care poate fi depozitata.
Cu toate acestea, firmele sunt prudente in utilizarea numerarului datorita riscului de furt/frauda, iar in practica el se pastreaza in cutii/dulapuri inchise, cu acces limitat la una-doua persoane care au drept de administrare a numerarului. In plus, chiar daca legea nu o prevede, prin normele interne sunt setate plafoane ale sumei care poate fi lasate in casierie. Cand se depaseste acest plafon, casierul depune surplusul in contul bancar.
Este bine sa detii o aplicatie in care sa inregistrezi ordonat tranzactiile cu numerar, ca sa stii in orice moment care este suma care ar trebui sa existe fizic in casierie.
Poti utiliza Smart Bill Facturare si Gestiune– solutia cloud, care iti va permite sa cunosti in timp real si de oriunde ai acces la internet, care este disponibilul de numerar.
Tranzactile cu numerar se pot accesa din optiunea de Incasari si Plati:
2.Daca ai mai multe puncte de lucru in care lucrezi cu numerar inseamna ca trebuie sa ai mai multe registre de casa, pentru fiecare punct de lucru.
3.Daca lucrezi cu lei, intocmesti registrul de casa in lei iar daca lucrezi si cu valuta vei deschide cate un registru pentru fiecare valuta.
In Smart Bill poti alege moneda registrului si poti introduce registrul in valuta, alegand una dintre monedele disponibile, asa cum se poate vedea in imaginea de mai jos.
Nu exista nici o diferenta intre modul de inregistrare si export a informatiei in registrul in valuta comparativ cu cel in lei. Singura diferenta este valuta in care se exprima.
4.Se poate intocmi manual, completand un formular tiparit sau electronic. Ambele variante sunt acceptate. Varianta intocmirii manuale are unele dezavantaje cum sunt:
- posibilitatea de a gresi la totalizarea sumelor
- potentiale erori la reluarea soldurilor initiale in registru
- reintroducerea acelorasi sume si in contabilitate (dublarea muncii)
- daca se greseste ceva in registru la o anumita data, vor trebui recompletate toate paginile urmatoare.
O solutie eleganta este inregistrarea registrului in Smart Bill cloud, in care poti face corectii din urma, aplicatia recalculand automat sumele corecte, pana la zi.
5.In registrul de casa sunt inregistrate documentele specifice trezoreriei: chitanta, dispozitie de incasare-plata, etc.
Nu se pot incasa-elibera sume din caserie fara a fi justificate prin documente.
In Smart Bill sunt predefinite majoritatea tipurilor de documente/situatii care pot sa apara :
6.Verificari: La finalul fiecarei zilei, soldul casieriei trebuie sa corespunda cu numerarul efectiv existent fizic in casierie.
Aceasta este responsabilitatea casierului.
Daca si contabilitatea este tinuta la zi, asa cum se poate intampla daca aplicatia de contabilitate este legata de cea de gestiune, atunci aceste sume mai trebuie sa coincida si cu soldul contului 5311 Casa.
7.Amenzi la nerespectarea plafoanelor pentru tranzactiile cu numerar
Daca pentru soldul din casierie nu exista o limita maxima impusa de lege, in schimb pentru incasari si plati exista plafoane stabilite prin Legea 70/2015.
Daca utilizezi Smart Bill – riscul de a depasi aceste plafoane este redus prin avertizarea utilizatorului cand se depaseste suma permisa pentru un anumit document (cum ar fi de exemplu plafonul de 5.000 lei la plata in numerar catre o persoana juridica).
De asemenea, Smart Bill te avertizeaza daca urmeaza sa efectuezi o plata si soldul din casierie devine negativ.
- Casa de marcat la randul sau genereaza tranzactii cu numerar
Bonurile fiscale se pot reflecta individual in registrul de casa, sau cumulat, la finalul de zilei.
Poti stabili si acest lucru in Smart Bill, in etapa de configurare a aplicatiei, astfel:
9.Termenele de arhivare a documentelor de casierie sunt:
- registrul de casa -10 ani
- dispozitii de incasare-plata, chitante – 5 ani;
- raportul z al casei de marcat – 5 ani
10.Legile pe care trebuie sa le cunosti cand lucrezi cu numerar sunt:
- Ordonanta de urgenta nr. 28/1999 privind obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale.
- Legea nr. 70/2015 pentru intarirea disciplinei financiare privind operatiunile de încasari si plati în numerar si pentru modificarea si completarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plata.
- Ordinul 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
