Articol realizat in colaborare cu Ciel Romania, in cadrul programului de informare pentru contabili.
Cu cat volumul stocurilor creste, cu atat ai nevoie de o solutie mai sigura .
In continuarea informatiilor generale privind softul de gestiune, pe care iti recomandam sa le urmaresti (click aici pentru detalii), iti prezentam cateva sfaturi utile privind gestiunea stocurilor.
Astfel, cand lucrezi cu stocuri este important sa fii extrem de atent la 4 momente cheie:
- preluarea corecta a soldurilor initiale atunci cand migrezi datele dintr-o alta aplicatie;
- stabilirea unui mod de incarcare a intrarilor care sa iti permita apoi sa extragi din sistem rapoarte si statistici utile;
- urmarirea iesirii la o valoarea corecta si potrivit metodei alese : FIFO, LIFO sau CMP
- verificarea periodica prin urmarirea rapoartelor de gestiune : registrul stocurilor, fisa de magazie, etc.
1.Preluarea sodurilor initiale
Multi utilizatori ai unui soft neperformant intarzie momentul migrarii catre o solutie informatica mai eficienta datorita considerentului migrarii dificile si riscante a datelor.
Din punctul nostru de vedere, acesta este un mit perpetuat in mod eronat in timp, avand in vedere ca in momentul de fata progresele tehnologice fac posibila migrarea datelor in conditii de siguranta si fara emotii.
O aplicatie eficienta trebuie sa te ajute sa migrezi singur articolele din sold, printr-un proces simplu si care sa nu iti ia foarte mult timp.
Nimic mai simplu in CIEL Gestiune Comerciala V7– tot ce trebuie sa faci este sa accesezi optiunea Import date si sa alegi fisierul cu date in excel sau txt, pregatit in prealabil intr-o structura prezentata tot in aceasta fereastra (exista si un model care se poate descarca), asa cum se poate observa mai jos :
2.Stabilirea modului de incarcare a intrarilor
Iata cateva sfaturi
- Ai grija sa incarci stocurile in gestiunea corespunzatoare: depozit, punct de lucru astfel incat rapoartele sa iti arate uterior cu acuratete situatia din teritoriu.
De exemplu, in aplicatia Ciel, dupa ce ai definit locatiile fizice in care ai stocuri (in etapa de parametrizare) poti sa incarci notele de intrare-receptie pe fiecare depozit in parte. Mai mult pornind de la o factura introdusa in sistem se poate incarca receptia marfii pe mai multe depozite, in acelasi timp.
- Cand introduci stocurile in gestiune, este foarte util ca aplicatia sa aiba predefinite documentele de baza: factura, nota de intrare receptie, avizul de insotire, etc si fiecare sa aiba asociate in spate notele contabile eferente.
Stiai ca in Ciel Gestiune dupa ce ai introdus o factura ai posibilitatea de a genera si nota de intrare-receptie aferenta, intr-un flux logic si usor de utilizat ?
Vezi mai jos :
- Foarte important – Cheltuielile cu transportul si manipularea stocurilor se recunosc direct in cost. Facturile de transport si manipulare pot fi trecute pe aceeasi factura ca si stocurile, sau pe facturi diferite.
3.Urmarirea iesirilor din gestiune – fie ca este vorba de o iesire din firma (pe baza de aviz de insotire, factura de vanzare , bon fiscal- prin conectare cu casa de marcat), fie ca este vorba de un transfer intern (bon de transfer ), aplicatia trebuie sa permita in cel mai usor mod descarcarea de gestiune, conform metodei alese : FIFO, LIFO sau CMP.
Pentru a usura munca utilizatorilor, in Ciel V7, meniul contine texte explicative si exemple practice pentru fiecare optiune, afisate vizibil in bara din dreapta – astfel nu va trebui sa mai rasfoiesti un manual stufos pentru a ajunge la informatia dorita. Vezi mai jos :
4.Verficarea periodica – pe baza rapoartelor generate de aplicatie.
Este bine sa verifici inainte de a alege un soft de gestiune care este portofoliul de rapoarte pe care il ofera.
Ciel Gestiune Comerciala iti ofera atat rapoarte standard cum este registrul stocurilor (care se este util structurat pe produse sau puncte de lucru, dar care se si poate exporta usor in excel), precum si rapoarte particulare, cum este situatia stocurilor pe vechimi .
Iata un raport util care permite analiza stocurilor pe vechimi . Utilizatorul isi poate seta numarul de zile de vechime in functie de necesitatile proprii de raportare . Acest raport este de mare ajutor celor care au nevoie in contabilitate de aceasta informatie pentru a constitui ajustari pentru stocuri greu vandabile sau invechite. In plus managementul poate lua decizii utile privind structura gamei de produse.
