Articol realizat cu sprijinul CIEL Romania, in cadrul programului de informare pentru contabili.
Utilizarea oricarei aplicatii informatice, sau echipament tehnic, implica un anumit risc (defectare, virusare, etc. ). Acest risc necesita o atentie deosebita in cazul aplicatiilor de contabilitate si gestiune deoarece acestea implica un volum mare de date, istoric fiscal si contabil, care presupun un efort consistent pentru recuperare.
Iata cum asigura CIEL V7 diminuarea acestor riscuri:
1.Impotriva riscurilor legate de defectiuni tehnice/virusare ale computerelor pe care se lucreaza- ai optiunea de a face salvari periodice – la orice interval doresti (chiar si de cateva ori pe zi). Salvarea datelor se realizeaza in timp record – si este recomandat sa fie efectuata pe un suport extern.
Aceasta operatie poate fi efectuata din meniul Utilitare ->Salvare date :
In cazul in care se intampla un eveniment nedorit, poti restaura aceasta baza de date si poti continua lucrul de la ultima salvare.
2. In contabilitate, pe langa aceste riscuri, exista si riscul de a opera pe perioade inchise.
O perioada contabila, odata inchisa si declaratiile depuse, nu mai trebuie afectata prin introducerea de noi tranzactii, pentru ca in aceasta situatie raportarea fiscala nu va mai coincide cu inregistrarile contabile. Aceste lucruri se pot intampla din neatentie, din lipsa de experienta (un contabil incepator, de exemplu).
Pentru a se evita aceste lucruri, CIEL Conta V7 blocheaza operarea de date pe perioade inchise. Poti face inchiderea perioadei prin rularea rapoartelor disponibile in meniul Prelucrari :
Cat timp este bifata inchiderea de luna, nu se mai pot opera tranzactii pe perioade inchise.
Daca din diverse motive un utilizator trebuie sa introduca tranzactii suplimentare, reverseaza deschiderea, introduce tranzactiile lipsa si apoi ruleaza din nou inchiderea de luna.
In CIEL V7 ai posibilitatea sa :
- inchizi TVA – caz in care nu mai poti introduce tranzactii ce implica TVA, dar poti introduce alt tip de tranzactii;
- inchizi veniturile si cheltuielile.
3. In al treilea rand, aplicatia CIEL V7 permite configurarea utilizatorilor si a drepturilor asociate acestora.
In Configurari -> Utilizatori, poti defini mai multi utilizatori care sa opereze datele in contabilitate si care sa aiba, sau nu, urmatoarele drepturi :
- poate adauga societati;
- poate sterge societati;
- poate exporta date;
- se poate limita perioada de introducerea datelor, intre intervalele stabilite, asa cum se poate observa mai jos .
Ca urmare a acestei definiri, poti lista jurnale de tranzactii pe utilizatori din meniul Utilitare -> Jurnal tranzactii.
Astfel, ai posibilitatea sa identifici in orice moment utilizatorul care a introdus o anumita tranzactie.
Ca urmare a acestei definiri, poti lista jurnale de tranzactii pe utilizatori din meniul Utilitare -> Jurnal tranzactii.
Toate aceste masuri au fost gandite astfel incat utilizatorii sa fie protejati de riscurile inerente oricarei activitati si sa se concentreze pe activitatile care le aduc valoare adaugata.
