Odata cu depunerea situatiilor financiare anuale cu termen limita 30 mai 2014, este momentul sa ne gandim si la arhivarea finala a documentelor aferente anului incheiat , daca nu am facut-o deja.
Arhivarea registrelor obligatorii
Legea contabilitatii -art. 20 prevede ca registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Cartea mare. Art. 25 din aceeasi lege prevede ca registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.
Prin excepţie se pot stabili, în mod justificat, prin ordin al ministrului economiei şi finanţelor, registrele de contabilitate şi documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani.
In Ordinul 3512 /2008 se precizeaza cateva exceptii de la termenele standard de arhivare prevazute mai sus :
a) facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt şi persoanele parţial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor păstra conform termenului prevăzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare.
Conform acestui articol persoana impozabilă trebuie să păstreze o situaţie a bunurilor de capital care fac obiectul ajustării taxei deductibile, care să permită controlul taxei deductibile şi al ajustărilor efectuate. Această situaţie trebuie păstrată pe o perioadă care începe în momentul la care taxa aferentă achiziţiei bunului de capital devine exigibilă şi se încheie la 5 ani după expirarea perioadei în care se poate solicita ajustarea deducerii. Orice alte înregistrări, documente şi jurnale privind bunurile de capital trebuie păstrate pentru aceeaşi perioadă.
b) documentele prevăzute mai jos care se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesităţile proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.
–Notă de recepţie şi constatare de diferenţe
-Bon de primire în consignaţie Bon de predare, transfer, restituire
-Bon de consum Bon de consum (colectiv)
-Fişă limită de consum
-Dispoziţie de livrare
-Fişă de magazie
-Fişă de magazie (cu două unităţi de măsură)
-Listă de inventariere
-Listă de inventariere
-Listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)
-Chitanţă
-Chitanţă pentru operaţiuni în valută
-Dispoziţie de plată/încasare către casierie
-Decont pentru operaţiuni în participaţie
-Ordin de deplasare (delegaţie)
-Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate (transporturi internaţionale
-Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)
-Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale)
-Notă de debitare-creditare
-Extras de cont
-Borderou de primire a obiectelor în consignaţie
-Borderou de ieşire a obiectelor în consignaţie Jurnal privind operaţiuni diverse (pentru conturi sintetice)
-Fişă de cont pentru operaţiuni diverse
-Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (în valută şi în lei)
-Decizie de imputare
-Angajament de plată
c) documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 10 ani – se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
Constituie contraventie nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Economiei şi Finanţelor cu privire la: utilizarea şi ţinerea registrelor de contabilitate, întocmirea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile pentru toate operaţiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea şi arhivarea acestora, precum şi reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse.
Amenda prevazuta pentru aceste contraventii este cuprinsa intre 300 lei la 4.000 lei .
Unde se pot pastra documentele ?
Păstrarea registrelor şi a documentelor justificative şi contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz, conform Ordinului 3512/2008 .
Serviciul de arhivare se poate si externaliza in baza unor contracte de servicii cu persoane juridice care dispun de conditii corespunzatoare.
Ce se intampla cu documentele dupa expirarea termenului de pastrare?
Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite,după caz.
În aceasta situatie se întocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta a arhivei.
