Articol realizat in colaborare cu Ciel Romania, in cadrul programului de informare pentru contabili.
Programul informatic este probabil instrumentul care poate sa influenteze cel mai mult productivitatea unui contabil, atat in cazul in care utilizezi un program performant (caz in care beneficiezi de o crestere insemnata de productiviate), cat si daca folosesti un program mai vechi sau mai putin performant si care iti coboara productivitatea. Atat pentru contabilii inviduali, cat si pentru cei care lucreaza in companii, timpul inseamna bani si orice castig de productivitate inseamna mai multi clienti si o viata mai usoara.
Contzilla si CIEL Romania iti prezinta 10 lucruri despre programele de gestiune, sfaturi care te pot ajuta sa iti imbunatatesti radical productivitatea:
1.Modul in care se incepe lucrul cu un program nou de gestiune si migrarea datelor trebuie sa fie usoare. Multi utilizatori sunt sceptici la schimbarea unui program vechi tocmai datorita acestui fapt. Asadar, trebuie sa te asiguri ca beneficiezi de suport tehnic atunci cand ai nevoie, atat la inceput cat si pe parcursul activitatii.
Stiai ca Ciel Gestiune Comerciala iti ofera suport gratuit telefonic, atat pentru instalarea programului, cat si pentru migrarea datelor?
Si ca poti sa aduci datele asa cum vrei tu? Adica, fie numai stocuri initiale la o anumita data si partenerii cu soldurile aferente, fie impreuna cu documentele? Atentie insa la alegere: ca in orice aplicatie, o baza mare de date istorica va ingreuna lucrul.
2.Un soft bun genereaza toate documentele justificative intr-un format standard, conform legii si astfel nu vei pierde timp efectuand verificari si solicitand corectii. Mai mult, orice document pierdut poate fi listat oricand din sistem.
In Ciel Gestiune Comerciala cautarea unui document se relizeaza foarte usor, direct din lista cu documente, prin filtrarea multicriteriala (dupa diferite elemente: partener, data, valoare, sold etc)
3. Orice document din gestiune genereaza automat si note contabile, astfel ca daca esti si contabilul entitatii nu va trebui sa reiei toate documentele si sa le reintroduci in contabilitate. Notele contabile vor fi create deja.
4. Softul ales trebuie sa iti permita sa faci setari complexe de la inceput privind modul de lucru: de exemplu : modul cum se descarca stocurile FIFO, LIFO sau CMP. Trebuie sa ai in vedere un soft care sa iti permita toate aceste optiuni pentru ca o companie care se dezvolta va apela inevitabil la diversele optiuni oferite.
In Ciel Gestiune Comerciala poti alege cum vrei sa se realizeze descarcarea de gestiune: dupa fiecare document (aplicatia tine cont de metoda de descarcare si de ordinea cronologica a documentelor si recalculeaza in consecinta) sau periodic.
5.Datele de pe un document trebuie introduse intr-un singur loc – de exemplu- daca introduci datele de pe factura se genereaza automat receptia, nu este nevoie sa mai fie introduse inca o data si pe aceasta din urma. Mai departe, se genereaza automat nota contabila. Astfel supervizezi un circuit, nu faci introducere de date.
In Ciel Gestiune Comerciala, la fel se intampla si pe circuitul de iesire, unde datele pot fi preluate dintr-un document in altul (proforma à avizà factura), integral sau partial.
6.Navigarea intre ferestre si selectarea diferitelor optiuni trebuie sa se faca usor. De exemplu, ca sa vezi o nota contabila generata pentru un document trebuie sa fie simplu –fara a inchide si deschide diverse module ale aplicatiei.
In Ciel ai la dispozitie multe instrumente ce faciliteaza navigarea intre documente. De exemplu, optiunea “Legaturi” care iti afiseaza toate legaturile dintre documente si iti permite navigarea intre ele sau rapoarte din care poti accesa documentele aferente.
7. Deloc de neglijat este si aspectul lucrului cu mai multe firme – din aceeasi aplicatie este bine sa poti sa alegi din lista firma pe care sa lucrezi Sunt softuri care, pentru comutare solicita delogare si apoi logare cu alt utilizator- si in plus se percep tarife separate pentru fiecare firma.
Ciel Gestiune Comerciala, precum si orice alta aplicatie Ciel, iti permite, in varianta de retea, sa o instalezi pe un numar nelimitat de statii de lucru.
8.Integrarea cu casa de marcat – fiindca cei mai multi comercianti au nevoie de casa de marcat este un mare castig daca aplicatia se poate integra cu casa de marcat. Avantajele nici nu mai trebuie mentionate.
9.Pe masura ce firma ta creste vei avea nevoie de o informatie mai structurata – astfel, aplicatia trebuie sa iti permita sa imparti cheltuielile pe centre de cost, sa urmesti profitabilitatea pe fiecare agent si sa ai mereu disponibil un tablou de bord cu cele mai importante informatii financiare.
10. Nu in ultimul rand –ai grija de siguranta datelor tale. Aplicatia trebuie sa permita salvarea integrala datelor , oricat de des doresti.
Trimite-ne feedback-ul tau privind modul in care un soft iti poate creste productivitatea si noi vom premia cel mai complet raspuns cu un voucher de 200 de lei prin care poti achiztiona produse din libraria Contzilla.
